BGU как трябва да изглежда регистърът на транзакциите 3. Журнал на поръчките

Документи, които отразяват финансово-икономическата дейност на дадена институция, могат да формират счетоводни записи. За да се опрости работата и да се автоматизира този процес, в програмата 1C: Public Institution Accounting 8 издание 2.0 има механизъм за счетоводни операции (наборът от всички транзакции, генерирани от един документ). Този механизъм ви позволява да намалите разходите за време. И тъй като повечето операции са от масов характер и са идентични по отношение на осчетоводяването, има цяла директория със стандартни операции. Ще говорим за тях в статията.

Можете да намерите директорията:

Това е набор от стандартни операции, всяка от които включва настройки за формиране на определени транзакции. Моля, имайте предвид, че те трябва да принадлежат към всеки документ:

Когато създавате и попълвате конкретен документ в програмата 1C: BGU 8 издание 2.0, обърнете внимание на раздела „Счетоводна транзакция“. Този раздел отговаря за избора на операция и други допълнителни подробности. Например, помислете за формирането на документа „Искане за парични разходи“:

Нека попълним документа с необходимите данни:

И да отидем в раздела „Счетоводна операция“:

Този раздел съдържа ред за избор на счетоводна транзакция от директорията със стандартни транзакции:

Освен това се отварят само онези операции, които принадлежат към текущия документ. Тези операции, които са маркирани с жълта точка в списъка, са предварително дефинирани данни (т.е. те са създадени от 1C в съответствие с инструкции за държавни агенции, доставят се с програмата и периодично се актуализират, когато възникне необходимост):

След като изберете операция, формулярът се променя и допълнителни данни за операцията стават достъпни за попълване:

Нашият примерен списък също съдържа операция, която не е маркирана с жълта точка. Такива операции се създават от потребителя, ако са необходими корекции при формирането на счетоводни записи:

Нека разгледаме създаването на стандартна операция за документа „Искане за парични разходи“. Най-удобно е това да стане на базата на съществуваща операция, но с корекции, направени по наше желание.
Препоръчвам да копирате стандартни операции, вместо да променяте съществуващите, тъй като стандартните операции, както и цялата конфигурация, периодично се актуализират и в случай, че дадена операция спре да работи или започне да работи неправилно, можете да я сравните с текущата операция от разработчиците на 1C и вижте какви промени са настъпили.
Нека се върнем към справочника на типичните операции. В списъка с документи ще намерим този, който ни интересува:

След като изберете операция, трябва да копирате този ред, за да я промените. Нека използваме специален бутон:

След като щракнете върху бутона, се появява диалогов прозорец за потвърждение:

След потвърждение се отваря прозорец за редактиране на нова стандартна операция:

Първото нещо, което трябва да направите, е да промените името. Това е важен момент, тъй като в списъка с типични операции ще трябва да ги разграничите по име:

Нека разгледаме последователно основните детайли на тази форма.
1. Документ – този детайл показва принадлежността към документа. Не е препоръчително да редактирате този атрибут, ако трябва да създадете стандартна операция за друг документ, тогава е по-добре да копирате операцията от доставчика, който принадлежи към този конкретен документ. Това се дължи на факта, че настройките на операцията често са свързани с отделни детайли на документа и ако документът бъде променен, стандартната операция просто няма да работи.
2. Условия на използване – в този атрибут можете да посочите условието, при което ще се задейства тази стандартна операция. Отваря се допълнителен прозорец за конфигурация:

Сега нека да разгледаме разделите на формуляра.
Раздел Формули

Този раздел е разделен на 2 части:
- от лявата страна под формата на дърво са изброени всички полета на документа, налични за формули (тук можете да изберете полета; ако са от референтен тип, тогава наличните полета също се разширяват в нов клон на дървото) ;
- дясната страна описва формули за попълване на детайли на счетоводна операция.
От дясната страна има и атрибут „Задаване на заключване в началото на изчисленията“. Обикновено се задава в тези операции, които включват изчисляване на салда. Когато поставите отметка в квадратчето за периода на изчисление, информационната база ще блокира салдата, необходими за изчислението (например, ако са изчислени балансите на дълготрайните активи, тогава няма да е възможно да се извършват прехвърляния, отписвания и други операции за промяна на баланси). Изчислението обикновено отнема част от секундата, така че дори в режим на много потребители това има много малко влияние.

Две стандартни подробности - "Организация" и "Дата", по подразбиране, се вземат от документа.

Следващият атрибут на този маркер е „Състояние“. Проектиран да зададе условие, при което ще се генерира операцията (ако резултатите от условието са положителни). При създаване на условие е възможно да се използват функции и процедури, които са описани в конфигуратора от разработчиците на 1C.

По-долу е следният атрибут - „Текст на съобщението в случай на грешка“. В това поле можете да напишете съобщение за грешка, което ще се покаже на потребителя, ако условието за генериране на публикуване е отрицателно.

Раздел „Допълнителни подробности“

Този раздел съдържа подробности за транзакцията, които не са в документа, но са необходими за счетоводни записи.
Тук за по-голяма яснота подробностите могат да бъдат групирани в папки. За всеки атрибут е зададен задължителен атрибут (ако се опитате да осчетоводите документ без попълнен атрибут, който има зададен задължителен атрибут, програмата ще генерира грешка и осчетоводяването няма да бъде извършено). Този раздел също така показва името на формулата (обърнете внимание, че името се формира в съответствие с правилата за именуване във вградения език 1C: без интервали, всяка следваща дума в името е с главна буква) и типа на атрибута (какви стойности ​​този атрибут може да приеме, например, елемента от директорията „Класификационни характеристики на сметки“).
Този раздел има бутон „Преглед“ - удобен инструмент, за да видите как ще изглежда формулярът с операцията и допълнителни подробности в документа:

Допълнителните подробности във формуляра ще бъдат групирани точно както ги групирахме в папки:

Формулярът също така съдържа подробности за задаване на права за достъп до тази операция (за ограничаване на достъпа, например до специалисти с роля „Потребител“):

След като разгледахме заглавната форма на операцията, нека да преминем към публикациите на типична операция:

Формулярът е списък с транзакции, които се генерират в резултат на типична операция:

Реквизитът е изключен - знак за окабеляване. Ако посочим положителна стойност в тази колона, програмата никога (при никакви обстоятелства) няма да генерира тази публикация:

Реквизит "Условно" - знак за наличие на условие Ако в този атрибут няма отметка, транзакцията винаги ще бъде генерирана, независимо от условията. Ако е налично - само ако проверката на условието е положителна (публикацията ще бъде генерирана, ако условието е изпълнено):

Всяка от публикациите може да се разглежда отделно:

Най-общо формулярът се състои от две части: от лявата страна - източници и данни за документи за формули; вдясно са самите формули.
Нека започнем нашето разглеждане с важен детайл - „Източник на данни“:

В това поле трябва да посочите откъде програмата ще вземе данните - директно от табличната част на документа (в нашия пример това е „Декодиране на плащане“ или „Подробности за основния документ“) или от допълнителни източници на данни ( в нашия пример това е „Таблица на разплащанията с дълг за погасяване“ или „Плащане към доставчика на опростената данъчна система“). Бих искал да подчертая, че можете да изберете само един източник на данни: например, ако е избран източникът на данни „Декодиране на плащане“, подробностите за допълнителни източници не са налични:

Също така от лявата страна, сред операндите на формулите, са изброени „Функции за агрегиране“ и „Общи функции на модула“ - това са различни опции за изчисляване на стойности, които могат да се използват, ако е необходимо. Те са представени от доста голям списък от разработчици на 1C; след като проучите този списък, можете да създадете доста сложни изчислени транзакции.

Следващият операнд в списъка са макросите - #ValueFilled и #ValueFilled/Abort. Много полезни макроси, които помагат да се провери пълнотата на определено поле (например, можете да създадете условие за посочване на подсметка в транзакция само ако е попълнена):

Както вече разбрахте, от дясната страна формулите за всеки компонент на окабеляването са описани директно. Осчетоводяването е разделено на общи данни и данни за дебит и кредит. Чрез просто плъзгане отляво надясно операндите от интересуващия ни източник на данни се прехвърлят към формулите.
И накрая, бих искал да отбележа, че формулите също използват стандартна конструкция:

Това е условие, което се посочва след служебната дума „КОГА“ по-долу описва вариантите за развитие на събитията: ако резултатът от условието е положителен, се използва конструкцията след служебната дума „ТОГАВА“. след думата „ДРУГО“.
На този етап разглеждането на създаването и промяната на стандартните операции може да се счита за завършено. И накрая, бих искал да кажа, че промяната на стандартните операции, за да отговарят на вашите изисквания, значително опростява трудната задача на счетоводството и след като усвоите този механизъм, можете да опростите много от задачите на счетоводителя!

Надеждна и актуална информация за бизнес транзакциите е необходима както за ефективно управление на компанията, така и за целите на данъчното счетоводство. Бизнес дневникът е един от основните счетоводни документи. Въз основа на него се съставят отчети, сертификати и резюмета, които са необходими за работата на всеки финансист или счетоводител.

Дневникът на бизнес транзакциите е счетоводен документ, който отразява всички транзакции, извършвани в предприятието.

Използвайки регистъра на бизнес транзакциите, ръководството, заедно с финансовите и счетоводните отдели, може да наблюдава текущото финансово състояние на компанията, да анализира промените и също така да прогнозира бъдещи производствени нужди.

Процедурата за изготвяне и образец за попълване с публикации

В зависимост от формата, в която се води дневникът (хартиен или електронен), се променя техниката на воденето му.

Ако списанието е хартия, тогава трябва да извършите последователност от определени действия:

1. Първо трябва да отворите списанието.
2. След това трябва да отразите бизнес транзакцията с нейните данни (дата, съдържание, вид) на нов ред.
3. При необходимост можете да посочите документите, въз основа на които е направено осчетоводяването.
4. След това трябва да отразите сумата на транзакцията.
5. След това трябва да посочите дебита и кредита на използваните сметки (дебит обикновено показва задълженията към компанията и сумата на действително получените средства, докато кредитът показва задълженията на компанията към кредиторите и размера на действително платените средства).
6. И накрая, трябва да го подпишете и дешифрирате.

Какво представлява дневникът на пожарогасителя и как да го попълните правилно, можете да разберете

Тази последователност остава същата за всяка бизнес транзакция.

Ако дневникът се води в електронен вид, например в програмата 1C Accounting, тогава за да отразите бизнес транзакция, ще трябва да направите следното:

1. Отворете програмата, с която се извършва счетоводството, щракнете върху раздела „Меню“, намерете секцията „Счетоводство“, намерете секцията „Бизнес операции“ и кликнете върху бутона „Добавяне“.
2. В прозореца, който се отваря, трябва да посочите името на транзакцията с всички подробности (дата, вид, сума).
3. Ако е необходимо, можете да посочите информация в секцията „От“.
4. След това е необходимо да се отразят дебитите и кредитите на използваните сметки. (За да свържете банкова транзакция с транзакция, трябва да намерите необходимия документ, да щракнете с десния бутон върху него и да изберете „Одобряване“, след което документът ще съответства на транзакцията).
5. И накрая, трябва да запазите бизнес операцията.

Какво е дневник за инструктаж за пожарна безопасност и задължително ли е да го съхранявате в предприятието - прочетете

По принцип последователността на тези действия не се променя при отразяване на бизнес транзакции.

Къде мога да изтегля безплатен пример и образци на дневник за бизнес транзакции?

Можете да изтеглите пример за попълване на дневник за бизнес операции

Дневник на стопанските операции - примерно попълване с осчетоводявания:

По този начин дневникът на стопанските операции в предприятието се води от отговорния счетоводен служител и прави записи в него за всеки акт на икономически живот.

Съдържа се примерно попълване и инструкции стъпка по стъпка за водене на дневник на трудовите книжки

Ако документът се съхранява на хартиен носител, тогава трябва да се обърне специално внимание на точността на попълването му: петна могат да станат причина за дълга проверка. Ако дневникът се води в електронен вид, тогава трябва да обърнете внимание на сумите, посочени в транзакциите: такова отчитане се извършва автоматично и ако има грешки в сумите, ще трябва да проверите всички съответни документи.

Можете да разберете в какъв ред се регистрират бизнес транзакциите и се генерират отчети в счетоводната система 1C в това видео:

Журнал за разплащания с отговорни лица 3 е името на формата на счетоводен регистър, използван в организации от публичния сектор и извънбюджетни фондове. Същият номер (№ 3) обаче е зададен и за дневника, който взема предвид разплащанията с отговорници в малкия бизнес (SMB). Нека да го разберем.

Малко теория: форми на счетоводство

Дневниците са един от видовете счетоводни регистри. Счетоводната система на журнала е един от видовете организиране на счетоводната работа на счетоводния отдел. Нека си припомним, че има три вида организация на счетоводната работа, три форми на счетоводство:

1. Използва се проста форма на счетоводство, SMP.
2. Журнал-ордерна форма на счетоводство.
3. Мемориално-заповедна счетоводна система.

Проста счетоводна форма предназначени за малки предприятия, чийто брой операции по правило не надвишава 30 на месец и не изисква големи материални разходи (клауза 22, член 4.1 от Заповед № 64n на Министерството на финансите от 21 декември 1998 г. , наричана по-нататък Заповед № 64н). В този случай основната форма на счетоводство е счетоводната книга за стопански операции. Освен това се поддържат следните регистри:

• книга за изчисления на заплати и данък върху доходите на физическите лица;
• ведомост за отчитане на заплатите (по образец № Б-8);
• книга по образец № К-1 за вписване на сделки с имущество.

Нека припомним, че в допълнение към простата форма на счетоводство, съгласно клауза 8 на чл. 3.1 Препоръки за SMP „Институт на професионалните счетоводители и одитори на Русия“ от 25 април 2013 г. № 4/13 (наричан по-долу протокол на IPB RF № 4/13), малките предприятия имат право да използват такива видове организация на счетоводната работа като:

• пълна счетоводна форма,
• съкратена форма на счетоводство.

Препоръчваме ви да прочетете повече за това как да организирате счетоводството за опростители в статията.

Форма за регистрация на мемориален ордер показано схематично на фиг. 1. Както можете да видите, основата на тази форма на счетоводство е съставена от отчети и аналитични счетоводни карти, главна книга, която обобщава синтетичните счетоводни данни и дневници на транзакциите. Тази форма на счетоводство е по-лесна за разбиране, но по-трудна за генериране на обобщени данни - генерирането на мемориални ордери за всяка транзакция (ръчно) отнема доста време. Тази форма на счетоводство се използва широко в предприятията на Съветския съюз. Днес много софтуерни платформи за счетоводство са изградени на базата на мемориално-ордерна счетоводна система.

Фигура 1. Схема на организация на мемориално-заповедната форма на счетоводство

Журнал-ордерна форма на счетоводство - Това е хронологично записване на бизнес транзакции в дневници за поръчки. Те се формират за всеки месец по данни от първични документи или кумулативни справки. При счетоводна система за дневник транзакцията се регистрира в кредита на сметката, като едновременно с това се показва дебитът на кореспондентската сметка. На фиг. 2 е показана диаграма на организацията на счетоводството във формата за дневник.

Фигура 2. Схема за организиране на счетоводството в журнална форма

Журнал за отчитане на разплащателните операции с отговорни лица

Журналът за записване на сетълмент транзакции с отговорни лица е един от счетоводните регистри по системата за счетоводна отчетност в журнал. Номерът на този дневник в счетоводството може да бъде 3, 7 или 6. Това зависи от:

• принадлежи ли предприятието на:
  • към бюджетните (списание № 3 за бюджетни организации),
  • не е бюджет (списание № 3, 6 или 7);
• каква счетоводна система се използва:
  • опростен (дневник № 3 за SMP по опростена счетоводна система - писмо на Министерството на финансите на СССР от 06.06.1960 г. № 176, по-нататък писмо № 176),
  • пълен (сп. No 7);
• към каква сфера на дейност принадлежи (например за аптечните предприятия се използва дневник № 6 - заповед на Министерството на здравеопазването на СССР от 31 март 1987 г. № 468).

За търговските структури, използващи пълната форма на счетоводство, е създаден списък от регистри, в който дневникът на сетълментите с отговорни лица е посочен под номер 7 (Приложение № 2 към писмото на Министерството на финансите от 24 юли 1992 г. № 59, наричано по-нататък писмо № 59). Тази форма на списание № 7 се препоръчва за използване в строителството, промишлените предприятия, науката и организациите за доставки и маркетинг.

За предприятията, класифицирани като МСП, списъкът на регистрите, които могат да използват в опростена счетоводна система, е установен с писмо № 176. Същият документ установява номера на дневника, в който се отразяват транзакциите за сетълменти с отговорни лица.

Списъкът на дневниците за бюджетни организации е установен със заповед на Министерството на финансите от 30 март 2015 г. № 52n (наричана по-нататък заповед № 52n) и със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 8 февруари 2005 г. № 165 (наричана по-нататък Заповед № 165). Дневникът за разплащания с отговорни лица е посочен в тези документи под номер 3.

Списание No3 за СМП

В Приложение № 2 към писмо № 176 се установява, че дневник № 3 отразява транзакциите по кредита на сметки: 60, 71, 76 (61, 67, 73, 76) и 77 (77, 79). Натрупването на информация, прехвърлена в дневника, се извършва в съответните отчети.

Информацията за разплащанията с отговорни лица първоначално се натрупва в извлечение № 2. Това е годишен отчет. Тук се извършва аналитично счетоводно отчитане на сетълменти с различни длъжници и кредитори (включително отговорници), с изключение на сетълменти по сметка 60 (за тази сметка се създава отделна декларация № 1).

СПРАВКА: ако предприятието е от МСП, то не може да използва журнално-ордерната форма на счетоводство. В този случай е необходимо да се ръководите от разпоредбите на Заповед № 64n и Протокол № 4/13 на IPB RF.

Първичните документи за извършване на записи в извлечение № 2 и последващо прехвърляне в дневник № 3 при разплащане на сметки с отговорни лица са:

1. Разходен касов ордер или платежно нареждане (издаване или превод на пари на отговорно лице), издадено въз основа на заявление от отговорно лице. Заявлението трябва да бъде съгласувано и одобрено от ръководството.
2. Предварителен отчет.
3. Първични документи, потвърждаващи факта на планирания разход на средства от счетоводителя.
4. Приходен ордер - при връщане на част от аванса (или пълния му размер) от отговорното лице.
5. Разходен ордер - в случай на допълнително плащане на отговорното лице, ако размерът на целевия разход се окаже по-висок от авансовото плащане.

В съответствие с предназначението за използване на издадените средства в дневник № 3 кредитът на 71-ва сметка може да съответства на дебита на сметки: 08, 10, 20 (23, 25, 26), 70 и др.

Такъв важен аспект на изчисленията като наличието на просрочени задължения по отчетни суми от отговорно лице може да се види само в извлечение № 2, където балансът на сетълментите се показва за всеки издаден аванс и за всяко отговорно лице.

Журнал № 3 за отчитане на разплащанията със счетоводители в бюджетни организации

В Приложение № 3 към Заповед № 52н и към Заповед № 165 е установено, че № 3 съответства на дневника за сетълмент операции с отговорни лица. Въпреки съвпадението на основните правила за работа със счетоводни суми в търговски и бюджетни предприятия, все още има някои разлики.

Ако този аспект на счетоводството е от особен интерес за вас, препоръчваме ви да се обърнете към статията .

Дневникът на транзакциите в бюджетните организации изпълнява същата функция като в общата счетоводна система - тук оборотът в сметката за сетълменти с отговорни лица се натрупва в съответствие с дебита на сметките, където се отписва сумата на издадения аванс.

Заемната сметка, която отразява разплащанията със счетоводители в организациите от публичния сектор, е 1 208 00 000. Кодовете KOSGU установяват класификация на разходите, въз основа на която се формират 22-та и 23-та цифри на номера на сметката.

Така например сумите, издадени за плащане на транспортни разходи, се отразяват в сметка 1 208 22 000 (съгласно код 222 на KOSGU). Издаването на пари за плащане за закупуване на инвентарни позиции се отразява в сметка 1 208 34 000 (КОСГУ код 340). Заповед на Министерството на финансите на Русия от 1 юли 2013 г. № 65n (наричана по-долу заповед № 65n) е основният документ, използван за определяне на кода на разходите или приходите в бюджетните организации.

Защо да водите дневник №3

Ако за бюджетните организации този въпрос не възниква (воденето на дневник № 3 е предписано от нормативни документи и е задължително), тогава търговските предприятия могат да зададат този въпрос.

Колко стриктно е регламентирано използването на даден счетоводен регистър в търговската сфера? Предприятието самостоятелно избира не само формата на счетоводство. При избора на форма на счетоводство предприятието самостоятелно определя кои регистри ще създаде. Този избор се прави въз основа на принципа на целесъобразността. В същото време е необходимо да се гарантира надеждността, навременността и точността на генерираната в счетоводните регистри счетоводна информация.

Ако компанията активно използва 71-та сметка, тогава е възможно да се използва отделен дневник за отразяване на разплащанията с отговорни лица. Ако няма издаване на пари за отчитане или има малко такива транзакции и предприятието има право да води опростено счетоводство, тогава не е необходимо да използвате специален регистър. Номерирането на дневниците също може да се различава от препоръчаното.

Тези решения трябва да бъдат отразени в счетоводната политика на предприятието. Нека ви напомним, че организациите имат право самостоятелно да разработват форми на счетоводни документи (информация на Министерството на финансите на Руската федерация от 4 декември 2012 г. № PZ-10/2012). В същото време дневникът за поръчки трябва да съдържа всички задължителни данни за счетоводните регистри, установени в част 4 на чл. 10 от Закона за счетоводството от 6 декември 2011 г. № 402-FZ.

Резултати

Дневниците са част от счетоводната система, когато се поддържат под формата на дневник. Платежните операции с подотчетни лица са сред най-контролираните от контролните органи. Следователно те изискват особено внимателно проектиране.

Държавните служители използват дневник за транзакциите № 3 за отразяване на транзакциите със счетоводителите, които остават подобни на принципа на формиране на дневници за поръчки в организации, които не са свързани с бюджета. Кредитните суми на сметката за разплащания с отговорни лица съответстват на дебита на сметките, където се отписват сумите.

Списание No3 се използва и от малки фирми. Но в този случай този журнал е сложен по природа и в някои източници се нарича „Изчисления“. Предприятията, принадлежащи към SMP и избиращи счетоводна система за дневник, могат да използват дневник № 3, за да отразяват изчисленията не само за сметка № 71, но и за сметки 60, 61, 67, 76, 73, 76, 77, 79.

Всяко предприятие има възможност самостоятелно да избере системата и формата на данъчно и счетоводно отчитане. Преобладаващите принципи за формиране на счетоводни данни са: надеждност, прозрачност, достъпност, възможност за получаване на отчет за всеки актив или вид сетълмент, изключване на изтичане и изкривяване на данни.

Приложими форми и счетоводни системи

Съвкупността от документи, регистри, счетоводни отчети, последователността и редът на тяхното попълване, външният вид са определящи за формата на счетоводството. Обичайно е да се разграничават няколко вида:

1. Мемориално-заповедна счетоводна система.
2. Журнално-ордерна счетоводна система.
3. Опростена система.

Най-широко използваната счетоводна система в предприятието се счита за дневник. В съвременните условия на автоматизация на процесите са създадени много софтуерни опции, които са насочени към постигане на максимални резултати. При използване на счетоводни програми няма ясни граници между формуляри и счетоводни системи, тъй като генерирането на отчет от всякакъв тип отнема минимално време и усилия.

Обща характеристика на журнално-ордерната счетоводна система

Тази система се основава на принципа на систематизиране и натрупване на данните, отразени в първичните документи. Записването на информация в регистрите става едновременно, като се вземе предвид хронологичната последователност. Основните документи на системата са: журнален ордер, набирателна (спомагателна) ведомост, главна книга и баланс. За по-подробно разкриване на информация за аналитичното счетоводство могат да се използват карта и сметки. Техните данни се прехвърлят в съответния журнален ордер и извлечение. За отчитане на дълготрайни производствени и непроизводствени активи, нематериални активи се поддържат инвентарни карти за всеки обект; производствените разходи се записват с помощта на разчетни листове. Различни видове изчислителни таблици и преписи се поддържат, ако е необходимо, отделно за всеки тип актив и изчисление.

Ред за попълване на регистри

Попълването на дневниците за поръчки става в съответствие с кредитните характеристики на операцията, т.е. данните, отразени в първичните документи, се обобщават с кредита на конкретна сметка и се записват в съответния регистър. В същото време регистърът, съответстващ на дебита, се отразява в него, което ви позволява да приложите метода в един документ. Всеки дневник за поръчки е извлечение, изградено на принципа на шахматната дъска, формирано на базата на кредита на една или няколко подобни (близки по съдържание) сметки.

Стойността на сумата се поставя в пресечната точка на реда и колоната на регистъра. Например, можете да вземете дневник 2, предназначен да отразява информация за кредита на сметка № 51 „Текуща сметка“, в дебит на сметки 50, 55, 52, 57, 58, 18, 60, 62, 68, 66, 76, 71, 70, 73, 75 и т.н.

Списание поръчка № 2

Тук са отразени следните операции:

Всяка стопанска операция се потвърждава, въз основа на което се попълва журнален ордер. При теглене на пари в брой от касата на предприятието се използва касов ордер (сметка 50), а платежно нареждане се използва за прехвърляне на парични средства от текущата сметка на предприятието към различни контрагенти или бюджети на различни нива.

Изявление

Редът на дневника се попълва от първични документи, но някои сметки имат доста голямо количество аналитична информация, която се обработва в спомагателния отчет, а сумата му за деня се включва в съответната клетка на регистъра. Например, когато извършвате плащания към доставчици и изпълнители за един ден, е възможно да направите няколко десетки превода за погасяване (намаляване) на размера на дълга или плащане на авансови плащания. За извършване на анализи се съставя спомагателна декларация съгласно В посочения пример на 12 май 2010 г. от разплащателната сметка на компанията са преведени 57,0 единици средства, които се изпращат на различни контрагенти по съответните договори или документи за доставка. За дешифриране на тази сума може да се състави специален документ.

Обяснение на графа 60

Резултатът от това извлечение се отразява в дневник № 2; документи, потвърждаващи операцията (платежни нареждания с банков знак), са приложени към аналитичния протокол.

Регистрирайте номера

Всеки дневник за поръчки подлежи на номериране. Формулярът е лист с голям формат, който показва много колони за записване на номера на сметки, съответстващи на кредита на избраната сметка (или група). Записите на транзакциите се водят ежедневно или като първични счетоводни документи и се генерират спомагателни отчети. Ежемесечно се открива дневник за конкретна синтетична сметка (група сметки, подобни по съдържание), като на всяка се присвоява постоянен номер.

• Образец № Ж-1 се поддържа за кредит 50 на сметката.
• За кредит на сметка 51 се поддържа формуляр № Ж-2.
• Образец № Ж-3 - кредит на сметки 56, 57, 55.
• Образец № Ж-4 - кредит на сметки 92, 95, 93, 94, 90.
• Образец № Ж-6 - кредит 60 сметки.
• Образец № Ж-7 - заем
• Образец № Ж-8 - кредит на сметки 06, 97, 09, 61, 67, 64, 63, 76, 75, 58, 73.
• Образец № Ж-10 - заверяване на сметки 70, 02, 10, 84, 20, 69, 23, 65, 29, 28, 26, 31, 44, 05.
• Образец № Ж-11 - кредит на сметки 43, 41, 40, 46, 45, 62.
• Образец № Ж-12 - кредит на сметки 82, 89, 96, 86, 87, 88, 85.
• Образец № Ж-13 - кредит на сметки 01, 48, 03, 04, 47.
• Образец № Ж-14 - кредит на сметка 14.
• Образец № Ж-15 - кредит на сметки 83, 81, 80.
• Образец № Ж-16 кредитни сметки 11, 07, 08.

Закриване на регистри

Дневниците на сметките се попълват през целия месец, а при приключване на всеки регистър се сумират кредитно-дебитните обороти на посочените сметки. Синтетичните счетоводни данни се проверяват за съответствие със стойностите на спомагателния отчет, който отразява аналитичните преписи. Получените стойности след съгласуване се прехвърлят в Главната книга. Отваря се за всяка календарна година, съдържа салда в началото на периода, попълва се ежемесечно с оборот по сметката и служи за съставяне на междинен баланс (тримесечен, месечен, полугодишен).

При приключване на годината (отчетния период) се формира счетоводен баланс въз основа на данните, въведени в Главната книга. За целта се сумира оборотът на всички дневници за поръчки за периода, взема се предвид началното салдо и в зависимост от вида на сметката (пасивна или активна) се изчислява салдото в края на годината. Журнал-ордерната счетоводна система е предназначена за ръчна обработка на данни. Основната му отрицателна характеристика е тромавостта на дневниците и регистрите, така че най-добрият вариант за използването му е автоматизацията на счетоводството.

Данните от проверените и приети за счетоводство първични счетоводни документи се систематизират в хронологичен ред и се отразяват в съответните дневници на операциите. Процедурата за формиране на тези регистри обаче е описана в Заповед № 173н много схематично. В статията се разглеждат типични въпроси относно съставянето на дневник на транзакциите по разпореждане и прехвърляне на нефинансови активи (наричан по-нататък дневник № 7).

Как да разпределим основния материал между списанията

Съгласно клауза 11 от Инструкция № 157n, в края на всеки отчетен период (месец, тримесечие, година), първичните (консолидирани) счетоводни документи, генерирани на хартиен носител, свързани със съответните регистрационни файлове на транзакциите, се избират хронологично и се обвързват.

На корицата пише:

• наименование на счетоводния обект;
• име и пореден номер на папката (калъфа);
• периодът (датата), за който е образуван счетоводният регистър (дневникът на операциите), като се посочват годината и месецът (датата);
• името на счетоводния регистър (журнал за транзакции), посочващ неговия номер (ако има такъв), броя на листовете в папката (файла).

В момента счетоводството се извършва навсякъде с помощта на софтуер, а формирането на дневници се извършва в автоматизиран режим. Въпреки че счетоводителите понякога имат въпроси относно изготвянето на Журнал № 7 (например, за да проверят правилността на алгоритъма, вграден в програмата), те не са от широко разпространен характер.

Основният проблем е свързан с определянето дали първичният документ принадлежи към определен регистър на транзакциите.

Както следва от името на вестник № 7, той се използва за натрупване на информация за обекти на нефинансови активи, които са премахнати от баланса или прехвърлени в рамките на институцията между финансово отговорни лица.

Очевидно основните документи, които се отнасят до този дневник, са актове за отписване на обекти, отчети за издаване на материални активи за нуждите на институцията, фактури за вътрешно движение на дълготрайни активи и др.

Целта на Дневник № 7 обаче не се ограничава до събиране на данни за разпореждането и движението на нефинансови активи.

Той също така отразява отделни операции за признаване на нефинансови активи и амортизация.

По този начин, по отношение на дълготрайните активи, параграф 55 от Инструкция № 157n гласи, че се извършва счетоводно отчитане на транзакциите за получаване на обекти:

• в дневника на транзакциите по разпореждане и прехвърляне на нефинансови активи - по отношение на операциите по приемане на дълготрайни активи за счетоводство по формирана първоначална цена или операции за увеличаване на първоначалната (счетоводна) стойност на дълготрайните активи с размера на действителните разходи за тяхното доизграждане, реконструкция, модернизация, преоборудване;
• дневник за други операции - за други операции по получаване на дълготрайни активи.

По отношение на материалните резерви, параграф 120 от Инструкция № 157n гласи, че отчитането на транзакциите при тяхното получаване се извършва:

• в дневника на транзакциите за разпореждане и прехвърляне на нефинансови активи - по отношение на транзакциите за приемане на материали и стоки за счетоводство по генерираната действителна цена (в размер на действителните инвестиции); операции за увеличаване на действителната (счетоводна) цена на материалите (оборудване, включено в материалите и др.) с размера на действителните разходи за тяхното допълнително оборудване и модернизация;
• дневник за сетълмент транзакции с доставчици и изпълнители или дневник за сетълмент транзакции с отговорни лица - по отношение на транзакции за получаване на материални запаси по действителната цена на тяхното придобиване (производство);
• дневник за други операции - за други операции по получаване на стоково-материални ценности.

От горните параграфи на Инструкция № 157n следва, че дневник № 7 отразява само записи в дебита на сметки 101 00 „Дълготрайни активи“, 105 00 „Материални запаси“ в съответствие с кредита на сметка 106 00 „Инвестиции в не- финансови активи” по сметка, образувана по тази сметка себестойност.

Когато решавате в кой дневник да подадете този или онзи първичен документ, трябва да изхождате предимно от съдържанието на операцията, а не от вида на този документ.

Например, счетоводителите често питат в кой дневник да запишат фактурата, която се използва за документиране на продажба (освобождаване) на материални активи. Нека да разгледаме тази ситуация.

Моля обърнете внимание!

Действителният въпрос е дали си струва да се подават споразумения (договори) с Журнал № 7 (или всеки друг журнал). В някои институции се използва подобна процедура. Според нас това не е необходимо. Първо, споразумението (договорът) не е основният документ. Второ, той може да има дългосрочен характер и срокът му на валидност може да надвишава периода, за който се формира дневник № 7, освен това от време на време има нужда от предоставяне на споразумението на трети страни (напр. към Федералната хазна).

Приемането на дълготраен актив за счетоводство се извършва въз основа на акта за приемане, а не на фактурата на доставчика.

Следователно съответният акт се завежда в дневник № 7. Що се отнася до материалите, както осчетоводяването на запасите, така и отчитането на сетълментите с доставчиците се извършват въз основа на документа за доставка на доставчика (фактура).

Въпреки това, както бе споменато по-горе, дневник № 7 включва само транзакции по дебита на сметка 105 00 в съответствие с кредита на сметка 106 00.

Съгласно ал. 120, 257 от Инструкция № 157n, информацията за закупуването на материали се записва в дневника на сетълментите с доставчици и изпълнители.

Следователно фактурата трябва да бъде подадена в този дневник.

Можете да се застраховате срещу евентуални затруднения при разпределяне на първични документи между дневници, като предвидите във вашата счетоводна политика възможността за подаване на оригинала и копието на документа едновременно в няколко дневника. В такава ситуация е препоръчително да посочите върху копието името и серийния номер на папката, в която се съхранява оригиналът.

Дневниците – отделно, документите – отделно?

Някои счетоводители изобщо не подават първични документи в дневници. „Какъв е смисълът да се създават многотомни томове, които са неудобни за използване?“ - разсъждават те.

Разбира се, в този случай има нарушение на изискванията на клауза 11 от Инструкция № 157n. Въпросът за наказанието за това обаче остава открит.

Член 15.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация предвижда глоба за длъжностно лице в размер от 2000 до 3000 рубли. за грубо нарушение на правилата за счетоводно отчитане и представяне на финансовите отчети, както и реда и сроковете за съхранение на счетоводните документи.

В този случай грубо нарушение на правилата за счетоводство и представяне на финансови отчети означава:

• подценяване на начислените данъци и такси с най-малко 10% поради изкривяване на счетоводните данни;
• изкривяване на всяка статия (ред) от формуляра за финансови отчети с най-малко 10%.

Законодателството не казва какво се счита за грубо нарушение на реда и сроковете за съхранение на счетоводни документи. Ако счетоводителят на институцията не подава първични документи в дневници, периодите на съхранение не могат да бъдат нарушени. Следователно въпросът за законосъобразността на привличането под отговорност за такова деяние е спорен.

Според нас фактът, че няма съдебни решения по тази тема (поне на ниво федерални окръзи), вече показва, че наказателното преследване по този член от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация е изключително рядко.

Ето защо някои специалисти предпочитат да съхраняват документите стриктно според номенклатурата и срока на годност, без да ги архивират с транзакционни дневници. В противен случай, когато се подготвяте за архивиране, всичко ще трябва да бъде разшито.

Как се записва амортизацията

Счетоводителите често питат дали е възможно в дневник № 7 да се записват общите суми на оборота по сметките, а не амортизационните такси за всеки дълготраен актив.

Ако отразявате таксата за амортизация за всеки обект, дневникът става неудобен за използване - 90% от записите са редове за амортизация, сред които се губи информация за движенията и изхвърлянията.

Параграф 91 от Инструкция № 157n казва само, че амортизацията на нефинансови активи се отразява в дневника на транзакциите за продажба и прехвърляне на нефинансови активи.

Няма информация как трябва да стане това. Следователно, според нас, институцията може да установи подходящата процедура в своите счетоводни политики.

Как да отразим вътрешно движение

Както знаете, в дневниците на транзакциите, наред с други данни, е посочена кореспонденция на сметките. Отразяването в счетоводството на вътрешното движение на нефинансови активи между материално отговорни лица в институция има някои характеристики:

• вътрешно движение на дълготрайни активи (клауза 9 от Инструкция № 174n, клауза 9 от Инструкция № 183n) Дебит 0 101 00 310 (0 101 00 000) Кредит 0 101 00 310 (0 101 00 000);
• вътрешно движение на нематериални активи (клауза 16 от Инструкция № 174n, клауза 16 от Инструкция № 183n) Дебит 0 102 00 320 (0 102 00 000) Кредит 0 102 00 320 (0 102 00 000);
• вътрешно движение на материални запаси (клауза 35 от Инструкция № 174n, клауза 35 от Инструкция № 183n) Дебит 0 105 00 340 (0 105 00 000) Кредит 0 105 00 340 (0 105 00 000).

Така една и съща сметка е посочена за дебит и кредит. На практика се използват два подхода:

• вътрешно движение на активи не е отразено в Дневник № 7;
• вътрешно движение е отразено в Дневник No 7, въпреки посочените особености на формирането на счетоводните регистри.

Според нас втората гледна точка изглежда разумна. И ето защо. В съответствие с част 2 на чл. 10 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“ не се допускат пропуски или тегления при регистриране на счетоводни статии в регистри.

Журнал № 7 е предназначен за отчитане на операциите, свързани с разпореждане и прехвърляне на нефинансови активи. Това означава, че операцията за вътрешно движение трябва да бъде записана в него.

За номера на сметката са предвидени колони 9 и 10 от Оперативния журнал (ф. 0504071). Няма изключения за случаите, когато номерът на сметката съвпада. Пример за попълване на дневника в разглежданата ситуация е даден в края на статията.

Как да посочим баланса

Стандартната форма на Оперативния дневник (f. 0504071) предоставя колони не само за оборотите по сметката, но и за салда в началото и края на периода.

Съгласно Заповед № 173n, данните за салдата не могат да се попълват в дневниците за транзакции с отговорни лица, с доставчици и изпълнители, с длъжници по доходи, ако се води аналитично счетоводство в счетоводната карта на фондовете и разплащанията (f. 0504051) .

Не са направени изключения за вестник № 7. Следователно салдата по сметки в началото и в края на периода се въвеждат в този регистър при всички случаи. Тъй като Заповед № 173н не съдържа инструкции за попълване на тези показатели, според нас най-удобна е следната процедура.

1. За всяка сметка от синтетичната сметка (според аналитична счетоводна група) се въвежда отделен ред в началото и в края на Оперативния дневник (ф. 0504071).

2. При попълване на редове със салда колони 1–6 не се попълват.

3. В колони 7 или 8, 12 или 13 се посочва сумата на остатъците.

4. В колона 9 или 10 се посочва номерът на сметката в зависимост от това дали салдото е дебитно или кредитно.

Какво да правим с електронни документи

Този проблем не е разрешен в Инструкция № 157n. Някои разяснения са дадени в писмото на Министерството на финансите на Русия от 30 септември 2013 г. № 02-06-10/40454.

Тъй като законодателството не предвижда задължение за подбор и подаване на документи, генерирани в електронен вид, в съответните дневници за транзакции, регистър на електронни документи (регистър, съдържащ списък (регистър) на електронни документи). Този регистър се завежда в отделна папка (дело).

Честотата на формиране на тези регистри на хартиен носител се определя от самата институция в съответствие с честотата на формиране на счетоводни регистри - дневници на транзакциите.

Например в счетоводната политика този въпрос може да бъде разрешен по следния начин.