Обозначаване на болничния лист. Посочване на отпуск по болест в отчета - как да отбележа отпуск по болест в отчета? Същност и значение на счетоводния лист

Актуален проблем за служителите в HR е правилното водене на отчет за работното време на служителите на компанията. В продължение на един месец в живота на работниците възникват много различни нюанси, поради които те може да не изпълняват задълженията си на работа: болни са, на почивка, командировки и др.

Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:

ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.

Бързо е и БЕЗПЛАТНО!

Една от най-честите задачи за хронометрист е правилното записване на периода на заболяване на служителя. Следователно той трябва да знае как правилно да отрази удостоверението за неработоспособност в работния лист. Нека поговорим за това по-подробно.

Защо да поддържате график?

Всяка компания е длъжна да води таблици за работното време на своите служители на пълен работен ден. Този документ записва дните и часовете, когато са работили, били са на почивка, болни са или са отсъствали от работа по друга причина.

Основната цел на воденето на записи на времето включва няколко цели:

правилно изчисляване на доходите за действително отработено време;
контрол върху поведението на работниците;
получаване на статистическа информация за регулаторните органи;
рационализиране на изпълнението на графика на труда от служителите на пълно работно време на предприятието.

В края на работния месец ръководителите на отдели предават попълнения график на счетоводния отдел, за да изчислят заплатите въз основа на представянето на всеки служител.

По правило отговорното лице за малко предприятие или във всяко от подразделенията на организацията в големите компании е отговорно за поддържането на разписания.

Тъй като този документ често се представя на надзорните органи за проверка, той не трябва да съдържа изтривания, корекции, изтривания или неточности.

За руските предприятия се използват 2 вида унифицирани формуляри за график:

Първата опция е обозначена с Т-12 и служи за отразяване на работните дни и часове с цел възнаграждение.
Вторият формуляр, код T-13, е предназначен изключително за автоматично записване на излизания от работа и отсъствия от работа с помощта на системи за достъп.

Ако служител не отиде на работа поради заболяване, той има право на плащане само след представяне на болничен лист.

Хронометристът от своя страна е длъжен да отрази правилно това време във формуляра за отчитане на излизания и отсъствия. За да направи това, той трябва да знае правилата за попълване на графика, одобрен от закона.

Какво трябва да знае един HR служител?

Първо, хронометристът трябва да има ясно разбиране за графика. Самият документ е оформен под формата на таблица.

Имената на колоните в таблицата включват следните данни:

Пълно име на служителя;
наименование на заеманата длъжност;
неговият персонален номер; ,
календарни дни от месеца;
отделни колони за посочване на: общия брой дни и часове работа; отчитане на дните на отсъствие по конкретни причини: отпуск по болест, отсъствие и др.

Счетоводните данни в графика се записват ежедневно до края на календарния месец.

В последните дни на месеца общата сума се изчислява и подписва от ръководителите на отдела и отделите по персонала.

Най-важното при поставянето на цифрови и буквени знаци върху отчетната карта е да знаете методологията за нейното попълване.

Съществуват 2 вида водене на записи относно поведението на служителите на работното място:

Непрекъсната регистрация, в която се отбелязват всички събития: ваканция; полуотпуск; отработени часове; командировка и др.
Отчитане на отклонения в работата на служителите, отразяващи нарушения на работния график на работниците - неплатен отпуск, отпуск по болест, отсъствия и др. В този случай отсъствието от работа не се записва по никакъв начин и полето остава празно.

Контролът върху правилното попълване на графиките се извършва от инспектори по спазване на данъчното законодателство и трудовото законодателство.

Ако установят грешки, поради които заплатите са изчислени неправилно, те могат да наложат административна глоба.

Отбелязване на отпуск по болест в работния лист

Формулярът за попълване на графика във формуляр T-12 предвижда за един служител два реда в колони 4-6:

в горния ред буквите показват присъствие и отсъствие;
долният ред е запазен за записване на броя часове работа на работника.

За отразяване на отсъствието поради болест, хронометристът трябва да има болничен лист под ръка.

В такива случаи удостоверението за неработоспособност потвърждава валидната причина за отсъствието на служителя от работа и правилността на попълването на графика за време.

Как да отразяваме? Ред и правила

Как да отбележа отпуск по болест в график?

За да включите правилно представения лист за неработоспособност в документа за работното време, трябва да направите следното:

Намерете елемента, който показва буквата, за да посочи болничните дни на служителя (в момента буквеният код е „B“).
Поставете този символ в горния ред до името на служителя на датите, когато е бил болен и съответно те се отразяват в удостоверението за неработоспособност.
Изчислете общия брой дни на заболяване и въведете тази стойност в съответната колона.

Буквеният код „Т” се въвежда в ситуации, когато според представения документ за неработоспособност не се изисква изплащане на обезщетения.

За жени, които са в отпуск по болест, получени в предродилната клиника във връзка с раждането на дете, има друг вид обозначение за този период в отчетната карта: буквата „P“.

Кодове

За да подготвите правилно график, трябва да знаете всички кодове, които трябва да бъдат отразени в съответствие с различните причини за отсъствие на служители от работа.

От таблицата по-долу можете да разберете кой код съответства на конкретно събитие в живота на служител на пълен работен ден за попълване на график:

Хронометристите трябва стриктно да се придържат към тези буквени кодове, когато записват работните часове в документацията на графика.

Затова обърнете внимание на няколко нюанса, преди да отразите отпуск по болест във вашия график.

За бременност

Служителите по човешки ресурси и хронометристите трябва да обърнат специално внимание на воденето на часови отчети за служители, които са в отпуск по болест поради бременност и раждане.

Разликата в този случай е в буквения код:

За обикновените удостоверения за неработоспособност статистическите органи поставят знак в отчета с буквата „B“.
Периодът, през който служителката е в отпуск по майчинство, трябва да бъде отбелязан с буквата „P“, включително ако е осиновила дете.
Ако една жена не посещава работа поради отпуск по майчинство, този период трябва да бъде обозначен с код „OZH“.
Ако обаче тя вече се е върнала на работа на непълно работно време, това обозначение трябва да бъде заменено с буквата „I“.
При отсъствие от работа поради заболяване на бебето се поставя знак „Б” или „Т” в зависимост от това дали то има право на обезщетение или не.

През уикенда

Когато попълвате формуляр за график за времето, когато служителят е болен през почивните дни или празниците, трябва да отразите и буквения код „B“ от таблицата, съответстваща на удостоверението за неработоспособност.

Буквата „B“, която е предназначена да обозначава почивни и празнични дни, не се използва в такива случаи.

С график на смени

Попълването на график по време на график на работа на смени за служители включва отбелязване на часовете в дните, когато той действително е изпълнявал производствените си функции.

Ако работникът е донесъл отпуск по болест, тогава хронометристът трябва да отбележи буквата „B“ за всеки ден през периода на заболяването, а не само на тези дати, когато специалистът трябва да отиде на работа.

На почивка

Има моменти, когато служител се разболява, докато е на почивка. Той има право да издава отпуск по болест за периода на заболяването.

Когато той представи удостоверение за неработоспособност в службата за персонал на своето предприятие, ваканцията трябва да бъде удължена с броя дни, посочени в отпуска по болест.

При попълване на отчетната карта буквата „Б“ трябва да бъде въведена в тези дати на ваканция, когато е бил лекуван от лекар и както се вижда от знака в болничния лист.

Останалите ваканционни дни, предоставени му за почивка със заповед, трябва да бъдат посочени с буквения код „ОТ“.

Обикновено в такива случаи, въз основа на неплатената част от ваканцията по време на периода на болестта, тя може да бъде удължена в края му или прехвърлена в друг период след съгласуване на този въпрос между служителя и ръководството на предприятието.

Ако един служител работи в няколко организации

Законодателната рамка за задължително осигуряване в случай на временна неработоспособност на служители, които са сключили трудови договори с няколко предприятия, им дава право да получават обезщетения за няколко болнични листа.

Но трябва да бъдат изпълнени следните условия:

Работникът е регистриран в няколко застрахователни компании.
Работи постоянно в предприятия от поне 2 години.

Бележката за болест в работния лист се прави в съответствие с буквения код „B“ въз основа на предоставения отпуск по болест.

Пример (образец) на пълнеж

Правене на промени в документ

Как да направите промени в графика, ако служител се е разболял в последните дни на месеца, когато графикът вече се изчислява и подготвя за подаване или вече е подписан и предаден в счетоводния отдел на компанията?

В такива случаи може да има 2 сценария.

Ако графикът не е затворен

Случва се служител да се разболее в последния ден от месеца и да съобщи за заболяване, но все още да не е предоставил отпуск по болест.

Ако графикът не е затворен и работното време вече е въведено, тогава целият документ трябва да бъде напълно пренаписан.

Освен това в дните на отсъствие на служителя, които все още не са потвърдени с лист за неработоспособност, трябва да се посочи буквата „NN“.

След това е по-добре да съставите коригиращ лист, отколкото да носите отговорност за изплатени обезщетения, които не са потвърдени с отпуск по болест.

При подаване на коригиращ документ след представяне на лист за неработоспособност, счетоводителят е длъжен по закон да начисли обезщетения и да ги изплати върху следващата заплата.

Ако графикът е затворен

По-сложна ситуация възниква, ако графикът за часове вече е затворен.

В такива случаи неправилният код може да бъде коригиран чрез задраскване на данните и поставяне на правилното обозначение до тях.

В свободното място напишете: „Повярвайте на коригираното“ и посочете причината за корекциите. Този надпис трябва да бъде заверен от ръководителя или друго лице, което предварително е подписало тази отчетна карта.

Накрая можем да обобщим следното:

Графикът показва не само броя на отработените часове от служителите на компанията, но и дните на техните извинени отсъствия, за които те имат право да получават пари.
Организациите са длъжни да водят записи в специални формуляри, одобрени от Държавния статистически комитет на Руската федерация.
Отговорността за правилното попълване на графика се носи не само от хронометриста, но и от самия служител, т.к. той е длъжен своевременно да уведоми началниците си за откриването на болничен лист и да го представи за плащане, за да попълни правилно формуляра T-12.

Графикът показва колко часа е работил всеки служител на компанията и колко отсъствия е имало през всеки календарен месец. Именно този документ служи като основа за изчисляване и изчисляване на заплатите.

Всяка организация е длъжна да поддържа подобни счетоводни записи. Държавният статистически комитет на Руската федерация одобри унифицирани формуляри, които се използват за тази цел (формуляри Т-12 и Т-13).

ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.

Бързо е и БЕЗПЛАТНО!

Въпреки това, таблиците за време могат да се водят не само с помощта на тези формуляри, но и под всякаква форма. В работния лист се записват дните, в които служителят е бил на работа, дните, в които е бил болен или в отпуск и др.

Когато човек се разболее, той трябва да уведоми прекия си ръководител за този факт, за да предотврати неправилно попълване на графика.

Фактът на заболяването се потвърждава от болничен лист или съответно удостоверение от лекар. Служител може да бъде в отпуск по болест не само поради собственото си заболяване, но и поради здравословни проблеми на децата му. Тази ситуация също включва изплащане на обезщетения, но има определени ограничения за броя на дните, които ще бъдат изплатени.

Какъв е този документ и неговата цел?

Работното време на служителите се записва в документ като график за работното време. Ако фирмата е малка, може да се попълни един формуляр за всички служители. Когато говорим за организация, която има голям персонал от служители, графикът се попълва за всяко структурно звено поотделно.

Отговорността за поддържането на такъв документ се възлага на служители на персонала или ръководители на отдели. В края на всеки месец попълненият документ се предава на счетоводния отдел, чиито специалисти изчисляват дължимите заплати на служителите въз основа на резултатите от работата.

Документът е съставен под формата на таблица, която съдържа определени колони с данни, включително:

персонален номер, присвоен на конкретен служител;
Пълно име и длъжност, заемана от служителя;
клетки, които показват кодове за всеки ден от месеца;
обща информация за отработените часове на месец.

Лицето, отговорно за поддържането на графика, попълва таблицата всеки ден.

В края на месеца общият резултат се сумира:

колко дни е работил специалният човек;
колко дни е болен човекът;
брой ваканционни и почивни дни.

Съгласно разпоредбите на действащото законодателство, когато попълвате отчетната карта, можете да използвате формуляра T-12, разработен от Държавната статистическа служба. Възможно е обаче да развиете своя собствена форма. Образец на такъв документ можете да намерите на специализирани сайтове в Интернет.

Що се отнася до кодовете, които трябва да се използват при попълване на формуляра, можете да използвате кодирането, предложено за формуляра T-12, или да разработите свой собствен. Във втория случай кодовете трябва да бъдат дешифрирани директно в документа.

Кодове

Дните, когато служителят е присъствал на работното място, почивните дни, както и времето, прекарано в отпуск по болест, се обозначават с цифри или буквен код. Например, пълен работен ден може да бъде обозначен с числото 8, което показва колко часа са отработени, или с буквата I - присъствие.

Дните, в които служителят е бил болен, заслужават специално внимание. Служителят е длъжен да предостави документ, потвърждаващ този факт. В противен случай го чака знак в отчета за отсъствие. И това ще доведе до неплащане на заплати / обезщетения за пропуснати дни, освен това може да доведе до допълнителни глоби и други неприятни последици.

Счетоводният лист не може да съдържа грешки, тъй като е първичен документ, който се предоставя по искане на различни регулаторни органи:

представители на данъчната служба;
прокурори;
съдии;
служители на статистически служби и др.

Всеки код, включен в отчетната карта, изисква документално доказателство. Така например заболяването може да бъде потвърдено с лекарско свидетелство, а престоят на дадено лице във ваканция може да бъде потвърдено с неговото заявление и съответната заповед.

Отпускът по болест в работния лист се обозначава със следните кодове:

Указания за пълнене

Попълването на график е отговорност на служителя по персонала или ръководителя на всяко структурно звено на предприятието. Ако говорим за малка организация, която няма отдел човешки ресурси, счетоводителят е отговорен за поддържането на този вид документация.

Когато попълвате график, отговорният служител не трябва да забравя да посочи в него името на организацията, както и конкретен отдел или друга структурна единица.

Полетата с номера на документа и датата, на която е съставен са задължителни. В колона Отчетен период се въвежда началото и края на месеца, за който се изготвя ведомостта.

Инструкции за попълване на информация за всеки служител:

В таблицата се вписва поредният номер на служителя.
В таблицата се вписват трите имена на лицето и длъжността.
Посочва се личният номер, определен за лицето.
След това за всеки ден от месеца се прави маркировка за присъствието или отсъствието на лице на работното място. Горният ред показва кода за всеки ден (ваканция, отпуск по болест, присъствие и т.н.). Съответният брой часове дневно е записан най-отдолу. Така че, ако на 5 август 2019 г. човек е работил цялата си смяна, това се отразява в графика, както следва: в клетката с номер 5 до фамилното име на служителя се посочва код I и се отбелязват 8 отработени часа. Ако лицето се е разболяло в този ден, в клетката се прави бележка Б, а долната клетка може изобщо да не се попълва или в нея да се постави 0.
Въвеждат се междинни и крайни резултати.
При неявявания се прави съответна бележка в зависимост от причините.

В края на отчетната карта трябва да има подпис на лицето, отговорно за нейното поддържане, както и подпис на ръководителя на структурното звено и отдела за персонал.

Как се отбелязва отпускът по болест в графика?

Ако служител е болен, отпускът по болест може да бъде определен по няколко начина, в зависимост от това дали се изплащат обезщетения за дни по болест или не. В първия случай буквеният код е B или цифрата 19. Във втория буквеният код е T, а цифрата е 20. Работодателят избира кое кодово означение ще използва.

На практика има ситуации, при които служител се е разболял, но не е успял незабавно да уведоми работодателя си за този факт. В този случай върху отчетната карта се прави знак NN (цифров код 30). Това означава, че не може да се установи причината, поради която лицето не се е явило на работа.

Ако по-късно на служителя бъде предоставен документ, който е издаден специално за онези дни, когато лицето е отсъствало от работа, трябва да се направят съответните корекции в графика за време.

Процедурата за извършване на корекции зависи от това дали графикът е затворен или не в момента, в който е възникнала необходимостта от корекции. Ако листът за време не е затворен, документът трябва да бъде пренаписан, като се посочат правилните кодове.

В случай, че ведомостта вече е приключила, грешните кодове в нея се задраскват и до тях се записват верните. Освен това трябва да направите запис с удостоверяващ характер: посочете „Коригирано да вярвате“ и изяснете какво е станало основата за извършване на промени в документа. Такъв надпис трябва да бъде заверен от лицата, които първоначално са подписали документа.

Възможни нарушения

Важно е да знаете, че колоните в графика не могат да се оставят празни, дори ако причините за отсъствието на служителя не са изяснени, тъй като той не може да бъде осъществен. Освен това отпускът по болест трябва да бъде показан в отчетната карта. Пренебрегването на тези изисквания ще се счита от регулаторните органи за нарушения, извършени от отговорни лица, което заплашва ръководството на организацията с налагане на санкции.

Те могат да представляват интерес както за трудовите, така и за данъчните инспекции, тоест службите, които сверяват собствените си данни от предприятията.

Ако в документите се установят несъответствия, се прави заключението, че заплатите на служителя са изчислени неправилно и това е причинило неправилното изчисляване на данъчните плащания. Член 120 от Данъчния кодекс на Русия определя, че в този случай се прилагат определени санкции.

Регистрация на заболяване на дете

Често причината майка служителка да бъде в отпуск по болест е детска болест. Когато става въпрос за изчисляване на отпуск по болест на деца, има вероятност да срещнете един от следните проблеми. Първо, вместо болничен лист, жената може да донесе сертификат от лекар, който ще посочи дните на заболяването на детето си. Второ, социалното осигуряване може да откаже да възстанови разходите за отпуск по болест, ако служител в отпуск по майчинство не е работил цял ден.

Броят на дните, които ще се заплащат от организацията зависи от възрастта на болното дете. Ако става въпрос за дете под 7 години, обезщетението се изплаща най-много 60 дни в годината, при заболяване на дете от 7 до 15 години жената може да бъде в отпуск по болест най-много от 45 дни.

Ако тези лимити бъдат надвишени, няма да се присъди обезщетение. Въпреки това лекарят трябва да издаде отпуск по болест за целия период на заболяването. Това се дължи на факта, че този документ не само служи като основа за изплащане на обезщетения, но и е обяснителен документ, който потвърждава, че служителят има основателна причина за отсъствие от работното място.

Преди известно време лекарите започнаха да издават отпуск по болест изключително за платени болнични дни за деца. За дни, надвишаващи установения лимит, се изисква удостоверение. Това действие не е съвсем законно, тъй като изчисляването на платените дни трябва да се извършва от работодателя, а не от лекаря.

Но доколкото лечебните заведения издават удостоверения, а не отпуск по болест, тези документи трябва да са основание за посочване на заболяването в картона като причина за отсъствие от работа.

В случай на заболяване на дете, дните на отсъствие на неговата работеща майка в отчета се обозначават със същите кодове като дните, когато самият служител е бил болен. Работните дни, за които се издава отпуск по болест, са обозначени с буквата B и изискват начисляване на обезщетения. Тези, за които е издаден сертификат, са обозначени с буквата Т. Такъв отпуск по болест не предполага никакви плащания на служителя.

Наличието на медицинско свидетелство не позволява на работодателя да нарушава правата на служителите и да регистрира пропуснатите дни като отсъствие или да изпрати лице на почивка за своя сметка, тъй като това ще се отрази на досието на ваканцията на лицето. Според руското законодателство целият период на отпуска по болест на децата се включва в трудовия стаж, а при отпуска за собствена сметка в трудовия стаж се включват само 14 дни за цялата работна година.

Служител, който е в отпуск по майчинство, може да работи на непълен работен ден, като запазва пълното месечно обезщетение. Ако самата жена или бебето й се разболеят, лекарят трябва да издаде болничен лист, а организацията от своя страна трябва да го плати.

Ако това се случи, служителят има едновременно право да получава детски надбавки и пари за отпуск по болест. Това се дължи на факта, че тези два вида обезщетения имат различни бази за начисляване.

Отпуск по болест в графика се показва чрез въвеждане на буквен или цифров код в съответната колона. Ще намерите повече информация за характеристиките на показване на дните по болест на служителите в листовете за време в статията по-долу.

Задължението на работодателя да поддържа график за работното време

В съответствие с ал. 4 с.л. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят е длъжен да води записи за действително отработеното време от всеки служител. На първо място, тези данни са необходими за изчисляване на месечните доходи на служителя. В допълнение, записването на отработените часове позволява на контролните органи да наблюдават спазването от страна на работодателската организация на стандартите, установяващи продължителността на работната седмица (съгласно параграф 2 от член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация, максималната стандартна стойност е 40 часа). В случай на неспазване на отчитането на работното време на работодателя могат да бъдат наложени административни санкции в съответствие с клауза 1 на чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения за нарушение на трудовото законодателство.

За записване на действително отработеното време от служителите се води специален график. Тъй като задължението за поддържане на унифициран формуляр беше премахнато след приемането на закона за счетоводството (от 2013 г.), всеки работодател има право самостоятелно да разработи свой собствен формуляр за график. За мнозина обаче е много по-лесно да вземат унифициран график и да го променят малко, като вземат предвид собствените си счетоводни нюанси. Като основа се използват формуляри T-12 и T-13, одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика от 5 януари 2004 г. № 1.

Кой код за отпуск по болест е най-добре да използвате в графика?

Символите за действително отработено/неотработено време се съдържат на заглавната страница на формуляр T-12. Тези обозначения се използват навсякъде за поддържане на горния график, дори ако е разработен независимо.

В съответствие с посочените преписи отбелязване на отпуск по болест в работния листможе да се направи в азбучен или цифров вид. Освен това, в случаите, когато на служител се изплащат обезщетения през дните на неработоспособност, дните на отсъствие от работа по здравословни причини се отбелязват в отчета чрез въвеждане на код „B“ или „19“. Ако обезщетението не е изплатено, тогава дните на отсъствие от работа поради болест се отбелязват в отчетната карта с код „T“ или „20“. Случаите, когато на осигурените не се изплащат обезщетения за инвалидност, са изброени в чл. 9 от Закон № 255-FZ от 29 декември 2006 г.

Не знаете правата си?

Всеки работодател има право да определи самостоятелно кой код (буквен или цифров) е най-добре да се използва за отразяване в графика. Най-често цифровият код за обозначение се използва при поддържане на графики с компютърна технология, докато азбучният код е по-информативен и по-лесен за ръчна обработка на информация.

Отразяване на дните на неработоспособност в работния лист в различни ситуации

При отражение отпуск по болест в работния листВъзможни са различни ситуации, които най-често са причинени от факта, че служителят не е информирал своевременно, че има открит/затворен отпуск по болест. Удостоверенията за неработоспособност се издават в съответствие с процедурата, одобрена със заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Руската федерация от 29 юни 2011 г. № 624n. Като пример, нека разгледаме някои случаи, които възникват при попълване на график.

Ако служител не отиде на работа, без да съобщи причините (т.е. не е уведомил своевременно работодателя за заболяването си), всеки ден от отсъствието му от работа се отбелязва в отчетната карта чрез въвеждане на код „NN“ или „30“, което означава отсъствие от работа по неизвестни причини. След като служителят представи удостоверение за неработоспособност, се правят корекции в листа за време и кодът „NN“ се заменя с „B“ или „T“ или „19“ или „20“.

Ако служител се разболее по време на ваканция, дните на болестта удължават времето, през което служителят е във ваканция (член 124 от Кодекса на труда на Руската федерация), с изключение на случаите, когато служителят е във ваканция с последващо уволнение - тогава ваканционните дни не са удължен, но обезщетенията (ако има такива) се изплащат. Почивните дни не се удължават за болнични (тъй като не се издава лист за неработоспособност) и в случаите, когато служителят е в отпуск за обучение, родителски отпуск или отпуск за своя сметка.

Всички тези нюанси са отразени в графика, но са възможни следните сценарии:

Ако служител, докато е на почивка, уведоми работодателя по телефона или по друг начин за откриването на отпуск по болест, тогава съответните бележки за дните на временна неработоспособност незабавно се правят в графика за време.
Ако служител се върне на работа след ваканция и представи удостоверение за неработоспособност за дни, които съвпадат с ваканционното заплащане, се правят корекции в листа за време, като се замени кодът „OT“ или „09“ (ако е в основен отпуск) или „ OD” или “10” въведени там.(докато сте в допълнителен платен отпуск) към код “B” или “T” или “19” или “20”. Забележка: в бъдеще работодателят и служителят трябва да постигнат споразумение относно използването на неизползваните дни отпуск (обикновено ваканцията се прехвърля/удължава или се изплаща обезщетение за неизползваните дни).
Ако служителят не се е върнал след ваканцията и независимо е удължил ваканцията си, добавяйки дни по болест и без да уведомява работодателя за наличието на удостоверение за неработоспособност, в отчетната карта всички дни на отсъствието на служителя от работа след почивните дни се отбелязват с код „NN” или „30”. При подаване на отпуск по болест се правят корекции чрез подреждане на ваканционни дни и дни на временна нетрудоспособност в хронологичен ред.

Как да направите корекции в графика

Ако възникне някоя от ситуациите, описани по-горе, когато трябва да се направят промени в графика за време, работодателят може да използва една от двете възможности:

Ако графикът за време все още не е затворен и трябва да направите промени, тогава това е много лесно да се направи. В случай на поддържане на график в електронен вид, операторът просто прави промени в електронния документ, който след това се отпечатва с вече коригираните данни. Ако графикът е попълнен на ръка, тогава ще трябва да вземете нов формуляр и да прехвърлите цялата информация, като вземете предвид промените.
Ако графикът е затворен в края на месеца и са необходими промени, свързани с подаването на лист за неработоспособност от страна на служителя, е необходимо да се процедира по различен начин. В редовете, които съдържат кодове, които изискват корекция (например „NN“ или „OT“ трябва да се коригират на „B“), грешните данни се задраскват внимателно. Служителят, отговорен за правилното поддържане на счетоводния лист, прави правилния запис над (или до) зачертаната стойност. Важно е да запомните, че всички корекции, в съответствие с параграф 7 на чл. 9 от Закона „За счетоводството“ от 6 декември 2011 г. № 402-FZ, трябва да бъде придружено от посочване на датата, на която записът е коригиран, и подпис на лицето, отговорно за поддържането на този документ (с дешифрирано пълно име). Можете също така да направите поясняващ надпис на свободно място в документа, например: „Повярвайте на корекцията „ОТ“ на „Б“ за 5-8 януари. Основание за извършване на корекцията е листът за неработоспособност от 15 януари 2016 г. № ХХХХХХХХХХХ.”

В заключение остава да се каже, че споменатите по-горе унифицирани формуляри T-12 и T-13 не са задължителни за използване, въпреки че се използват от много работодатели като основа за разработване на собствен формуляр за график на работното време.

Заплатите, изчислени произволно от счетоводител, не се облагат с осигурителни вноски.

Ако главният счетоводител редовно е превеждал на себе си заплата в размер, по-голям от предвидения в трудовия договор, сумите на този излишък не се включват в базата за вноски.

Електронни изисквания за плащане на данъци и вноски: нови правила за препращане

Наскоро данъчните актуализираха формуляри за искания за плащане на задължения към бюджета, вкл. върху застрахователните премии. Сега е време да коригирате процедурата за изпращане на такива изисквания през TKS.

Не е необходимо да се разпечатват фишове за заплати

Работодателите не са длъжни да издават хартиени фишове за заплати на служителите. Министерството на труда не забранява изпращането им на служителите по имейл.

"Физик" преведе плащането на стоката по банков път - необходимо е да издадете касова бележка

В случай, че физическо лице е прехвърлило плащане за стоки на продавача (фирма или индивидуален предприемач) по банков път през банка, продавачът е длъжен да изпрати касова бележка на купувача „лекар“, смятат от Министерството на финансите.

Списъкът и количеството на стоките към момента на плащането са неизвестни: как да издадете касова бележка

Името, количеството и цената на стоките (работа, услуги) са задължителни данни за касова бележка (CSR). Въпреки това, при получаване на авансово плащане (авансово плащане), понякога е невъзможно да се определи обемът и списъкът на стоките. Министерството на финансите каза какво да прави в такава ситуация.

Медицински преглед за компютърни работници: задължителен или не

Дори ако служителят е зает да работи с компютър поне 50% от времето, това само по себе си не е причина редовно да го изпращате на медицински прегледи. Всичко се решава от резултатите от сертифицирането на работното му място за условия на труд.

Променен оператор за управление на електронни документи - информирайте Федералната данъчна служба

Ако дадена организация откаже услугите на един оператор за електронно управление на документи и премине към друг, е необходимо да изпрати електронно известие за получателя на документите чрез TKS до данъчната служба.

Всеки работодател е длъжен да води записи за времето, отработено от служителите (член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). Това е необходимо на първо място, за да се изчислят правилно заплатите на служителите.

Работното време се съхранява в специален график (формуляр Т-12 или формуляр Т-13 (одобрен с Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1)).

Ако работодателят не води такива записи, той ще бъде изправен пред глоба (част 1, част 4, член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация).

Как да отбележите отпуск по болест в лист за време

В случай на заболяване на служител отпускът по болест се отразява в работния лист, както следва:

Дни отпуск по болест в отчета

Работодателят избира кой код да използва за обозначаване на отпуск по болест в графика: буквен или цифров.

Правене на корекции за „отпуск по болест“ в листа за време

Случва се служител, който се е разболял, да не уведоми веднага работодателя за това. След това работодателят въвежда „NN“ (код „30“) в отчета, което означава, че служителят не се явява на работа по неизвестни причини. Ако след това служителят предостави отпуск по болест за дни на отсъствие от работа, тогава трябва да се направят корекции в листа за време.

Правенето на редакции зависи от това дали графикът е затворен на датата, на която трябва да се направят редакциите.

Ситуация 1. Графикът все още не е затворен

След това може да бъде пренаписан с правилните кодове в него.

Ситуация 2. Графикът вече е затворен

В този случай грешните кодове се задраскват внимателно и правилните кодове се записват до тях. Освен това трябва да направите запис за удостоверяване. Например служителят Лазарев А.В. е отсъствал от работа от 08.02.2016 г. до 10.02.2016 г. След това са им предоставени болнични за тези дни. Съответно кодът „NN” за периода от 08.02.2016 г. до 10.02.2016 г. трябва да бъде зачеркнат, а до него да се изпише „B” и на празното място в ведомостта да се впише направи: „Коригиран по отношение на А.В. Лазарев за 8-10-то число на месеца от „NN” до „B” да се вярва. Основание: Лист за неработоспособност от 06.02.2016 г. № 000 530 456 764.” Това вписване в отчета трябва да бъде заверено с подписите на лицата, които първоначално са го подписали.

Прочетете също:

Графичен лист - попълване на образец

График за времее установен документ, който съдържа информация за спазването на работното време от всеки служител.

Всяко предприятие трябва да има такъв документ в едно копие, неговият дизайн има редица нюанси, които ще разгледаме подробно в тази статия, а също така ще предоставим образец за попълване на график.

Как да попълните график за време

Допустимо е да се попълни един общ график за цялата организация или за всяко структурно звено поотделно.
Отразява надеждна информация за използването на работното време от служителите на това предприятие. Хронометристът отбелязва както действително отработеното, така и неотработеното време. Това може да бъде: престой, болест, отсъствие. бизнес пътувания.

Графикът може да се поддържа по два начина

Има готови унифицирани формуляри, одобрени от съответните органи:

Ако предприятието е въвело заплати, базирани на време, тогава се използват формуляри T-13 и T-12.
Ако има плащане на парче. тогава предприятието има право да разработва собствени формуляри и форми за счетоводство и контрол.

Формуляр Т-12 - попълва се ръчно.

Формуляр Т-13 - използва се там, където е възможно да се автоматизира обработката на счетоводните данни.

Във формуляра T-12 записите се правят с химикал, внимателно, без да се правят петна, на ръка. Коректорът не може да се използва.

Раздел 1 (колони 1–6) е форматиран в таблица.

Четвъртата колона съдържа 2 реда за отбелязване на присъствието или отсъствието на служителя. Функция за пълнене:

първият ред се попълва с главни букви (символи);
вторият ред съдържа цифра, показваща броя на отработените часове за определен период;

Раздел 2 се попълва от счетоводител.

Този раздел е представен под формата на таблица, в която се въвеждат номера на графика за всеки служител, неговата заплата и отработените часове. Въз основа на тези данни се изчисляват заплатите.
На четвъртата страница на формуляра въвеждате данни, които ще ви помогнат при съставянето на статистически отчети. Попълва се съгласно специални инструкции.

Втори начин на провеждане

Във формуляра T-13 някои колони вече се попълват автоматично: отдел, фамилия и професия на служителя, номер на графика.

Приети конвенции.

Пълният списък може да видите във формуляр Т - 12. Някои основни са представени в таблицата:

Работно време Буквено означение Цифров код.
Редовно посещение I 01.
Нощни часове N 02.
Пускане в празнични и почивни дни RP 03.
Рециклиране от 05.
Командировка K 06.
Почивка от 09.
Допълнителен отпуск ОД 10.
Учебен отпуск U 11.
Съкратено работно време за ученици по време на работа LV 12.
Учебен отпуск за ваша сметка UD 13.
Отпуск по майчинство R 14.
Отпуск за отглеждане на дете до 3г.15г.
Почивка за ваша сметка здравна застраховка 17.
Отпуск по болест B 19.
Съкратено работно време за Шампионска лига 21.
Отсъствие от работа PR 24.
Неработни дни, почивен ден 26.
Отсъствие по неизвестна причина NN 30.

Всеки работодател без изключение е длъжен да води дневник за работното време, в който да се записват отработеното време и отсъствията от работа.

Всяка от причините за пропускане предполага индивидуално обозначение с букви или цифри. Начинът, по който се отразява отпускът по болест в документа, зависи от това дали включва плащане.

Същност и значение на счетоводния лист

Листът за работно време (наричан по-долу TURV или TRV) е документ, чрез който се извършва работата. показват основна информациясвързани с работния график. Дава разбиране за това кога човек е отсъствал от работното място, дали е използвал отпуската си, ако да, кога е напуснал и се е върнал, дали е бил в командировка, дали е имал отсъствия за определен период от време. Всяко предприятие трябва да включвадобавете тази хартия към вашия документен поток.

Има няколко основни проблема, които могат да бъдат решени чрез използването на разширителни вентили:

контрол на работното време и отпуските на служителите в организацията;
потвърждение за престой на работа;
изчисляване на размера на заплатата, който зависи от от реално посещениеместа за изпълнение на трудовите задължения;
определяне на статистическа информация с цел предоставяне на регулаторните органи.

За да осигури рационално управление на документите, организацията назначава конкретен служител с опит.

Характеристики на отразяване на отпуск по болест

Задължението за регистриране на отпуск по болест в рамките на този документ е възложено на абсолютно всеки работодател, както се вижда от разпоредбите на чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация. Това допринася рационално провеждане на сетълмент транзакцииспоред заплатата.

За счетоводни цели е обичайно да се използват TRV, свързани с формуляри T-12, T-13, които са разработени и впоследствие приети от Държавния комитет по статистика на 5 януари 2004 г.

Ако договорените стандарти са нарушени, служителят, отговорен за поддържането наложена отговорностсъгласно кодекса за административните нарушения (член 5.27).

За да завършите всяка колона, трябва да следвате прост алгоритъм от действия. За това е най-препоръчително да използвате формуляра T-12. Можете да въведете информация, като следвате следните инструкции:

избор обозначения на документи(ако говорим за отпуск по болест, се посочва буквата „Б“);
определяне на стойността на кода в реда в горната част на таблицата (ако няма документ, отговорният служител поставя буквата „N“);
идентифициране на действителния период от време, работено от човека.

Документацията предполага наличието на цялата необходима информация за служителя.

За да поставите рационално всякакви белези, можете да използвате два начина за попълване на хартията. И всеки от тях е правилен. Ако компетентен работникрешил да си прави бележки текущо, той трябва да отбележи следните точки:

час на пристигане и напускане на работното място;
точен график на работното време;
всички видове съкращения на работното време;
периоди на отпуск;
друго.

Ако са възникнали определени отклонения или нарушения от страна на служителя, те подлежат на задължително записване. Това може да включва неразрешени отсъствия, отиване на почивка за ваша сметка или периоди на заболяване.

Бележките за отпуск по болест в TRV трябва да бъдат направени точно. Документът трябва да бъде предоставен на данъчните инспектори, изисква се от съдии, прокурори, представители на Държавната данъчна инспекция и статистически организации.

Дните на служителите, прекарани в болница, се обозначават със специални кодови комбинации:

“P” - пренатален и следродилен период;
"T" е лист, който предполага липса на възможностслужителят получава плащания;
„B“ е периодът от време, предполагащ натрупването на обезщетения.

В процеса на изготвяне на лист във връзка с отпуск по майчинствона летовника се дава всеки ден посочен на листа. Точното обозначение е "P". Почивните дни също са взети предвид. След подаването на документа, компетентен специалистима право да прави следното:

ако разширителният вентил не е затворен, е допустимо да го пренапишете и след това да поставите нови кодове;
Ако документът е затворен, е възможно да се коригира.

Правят се корекции от професионален служител, който има впечатляващ опит в тази област.

За да направите това, внимателно зачеркнете маркираните кодове „NN“ и напишете буквата „B“, „T“ или „P“ до тях. Всички корекции трябва да бъдат предмет на ясна идентификация.

За да се осигури удобството на работата на специалиста по човешки ресурси, е необходимо да се използват няколко форми на TRV. Най-често срещаният е лист А4. Попълва се от служители на отдела за персонал, но има възможност за поддържане на документация в електронен формат. Счита се за най-простият, удобен и прогресивен. И двата документа могат да бъдат разпечатани и предоставени на контролните органи.

Определяне на отпуск по майчинство

Бременните служители имат право да разчитат на допълнително работно време, както е видно от основни стандартиИзкуство. 255 от Кодекса на труда на Руската федерация. Тази точка се отбелязва и в TURV с буквено обозначение „P” или приетия цифров формат – „14”. Що се отнася до регистрацията на последващ отпуск, предназначен за грижа за новородено дете, регистрацията му се извършва под формата на буквите „OZH“ или числото „15“.

Служител, който е посочен като ваканционен работник, може продължете да прилагатетрудови функции на непълно работно време.

В този случай фактът на посещение на работното място се записва в документа като „01“ и „OZH“, което означава работа през деняи едновременно с това в отпуск за отглеждане на дете до 3г.

Кодовете се отбелязват в една клетка чрез символа “/” или се попълва допълнителен ред в TRV.

В TURV „P“ или „14“ се поставя срещу фамилното име на служителя, който е в този отпуск, и полетата, в които записване на отработените часове, остават празни. За отбелязване на указ във въпросния документ е необходима обосновка. Негова роля може да играе Заповед, издадена от ръководството.

Алгоритъм за пълнене

Попълването на колоните се извършва през месечен период и след като приключи, документът ще обобщи броя на действително отработените часове от всеки служител.
Индикацията играе важна роля междинни суми, работно време през първата и втората половина на отчетния месец.
Абсолютно всяко излизане или отсъствие на служител от мястото на изпълнение на задълженията трябва да се записва чрез непрекъснат метод на регистрация.
В рамките на този метод на записване се разбира, че срещу всяко от числата на месеца в документа се изисква попълване съответните графики, в който ще бъдат отразени азбучните и цифровите стойности.
В 4-та и 6-та колони има предполагаеми (според формуляра T-12) 2 реда. На върха се случва фиксиране на буквеното обозначениеразновидности на разхода на време, като в долната част се вписва броят на часовете за всеки от тях.
Ако този ден служителят е бил в командировка, тогава трябва да се въведе стойността на кода „K“. Знакът „0“ е поставен отдолу, тъй като в този момент служителбеше в друга организация.
Отразяването на почивните дни и празниците се извършва по същия принцип, като се използват същите символи. Кодът “B” се поставя отгоре, а числото “0” отдолу.

Всички кодове, включени във въпросния документ, трябва да бъдат подкрепени с документални доказателства.

ТРВ се съставя в един екземпляр два пъти месечно, т.е. директно за първата му част и като резултат. Следните специалисти поставят своите „автографи“ върху документа:

хронометрист;
ръководител, принадлежащ към конкретно структурно звено;
Специалист по човешки ресурси, отговорен за поддържането на документа.

за първия половин месец документът се подава не по-късно от 12-то число;
за целия период - не по-късно от 25-ти.

Кратки обозначения с обяснение

В процеса на попълване на документ специалистите са изправени пред определени знаци. Във формуляра се използват конкретни букви или цифри, които се появяват на заглавната страница на формуляра.
Ето някои от най-често срещаните опции за знаци:

“I” – отработени дневни часове;
“B” - почивни дни и празници, през които служителят не изпълнислужебни задължения;
„NN“ - фактът на отсъствие от работното място по причинни причини, които не са изяснени;
"N" - нощни часове;
“РВ” - работно време, класифицирано като почивни и празнични дни;
“C” - часове извънреден труд, през които служителят изпълненислужебни задължения;
"K" - дните, когато служителят е бил изпратен в командировка;
„B“ - периодът от време, през който служителят е бил временно неработоспособен;
“U” - отпуск, взет по време на преминаването специално образование;
“OT” - дни годишен основен отпуск, които се заплащат от ръководството;
„ОЗ“ - ако отпускът не е платен, т.е. действително е взет от служителя за негова сметка.

По този начин попълването на TRV е отговорен процес, който изисква професионален подход и определено време. Спазването на алгоритъма за неговото проектиране играе важна роля.

За повече информация относно попълването на счетоводния лист вижте видеоклипа по-долу.