Как составить отчет по. Как составить отчёт о проделанной работе в первый раз

Аналитический отчет представляет собой описание тщательного исследования того или иного вопроса по завершении определенного планового этапа. Перед составлением данного документа необходимо разобраться в особенностях его структуры и требованиях к оформлению. Структура отчета достаточно проста, но знание нюансов во многом облегчит его составление.

Структура

Чтобы составить отчет грамотно и быстро, нужно соблюдать очередность таких составляющих:

• титульный лист;
• содержание отчета;
• введение;
• основная часть документа (аналитический и проектный раздел);
• заключение;
• список использованных источников;
• приложения.

Как написать аналитический отчет?

Титульный лист содержит в себе сведения об исполнителе. Он является первой страницей работы, ее «лицом». В содержании описывается структура отчета и номера страниц каждого раздела. Во введении необходимо привести аргументы в пользу выбора темы, актуальности исследования, перечислить используемые для изучения проблемы методы и способы. Во вступлении приводят анализ источников, которые были использованы при изучении темы. Важно не забыть о целях и задачах, поставленных в ходе работы над аналитическим отчетом.

Основная часть отчета, как правило, содержит несколько разделов и подразделов, логически связанных между собой. В каждой главе или пункте понятно и четко должен быть выражен материал. Нельзя забывать о ссылках на использованную литературу.

Выводы о проделанной работе выносятся в заключение. Надо не просто перечислить итоги исследования, но и дать разъяснения по каждому из них. составляется по алфавиту. Аналитический отчет за год может содержать приложения, в них включают большие информационные блоки, каждый из которых должен сопровождаться ссылкой в тексте. К отчету прилагают документы и источники, используемые при его составлении: таблицы, диаграммы, схемы, графики и другие.

Анализ проблемы

Основным секретом правильного составления аналитического отчета является проведение глубокого анализа определенной проблемы. Описание его итогов должно быть ясным и подкрепленным аргументацией. Проведя параллели, сравнив явления, можно сделать качественные выводы по проведенному исследованию. Соблюдение простых советов поможет составить интересный и достоверный аналитический отчет по ФГОС в кратчайшие сроки.

Как поставить цель?

Цель необходимо формулировать кратко и как можно точнее. В смысловом отношении она выражает главную задачу, которая стоит перед специалистом, и ожидаемые результаты. Например, педагогическая цель должна быть направлена на развитие ребенка, появление ожидаемого результата необходимо оценить и измерить. Конкретизировать и развить цель помогают задачи - это действия для её реализации, которые в отчете перечисляют по порядку. Таким образом, процесс достижения цели делится на этапы. Они сформулированы как задачи: освоение технологии, создание системы работы, мониторинга и другие действия.

В аналитическом годовом отчете должны быть отражены все направления деятельности, предусмотренные рабочими планами и журналами. Аналитический отчет воспитателя по ФГОС (или педагога) включает качественные и количественные показатели по каждому виду работ. В нем могут сочетаться несколько видов анализа.

• Сравнительный - сопоставление явлений, единых по природе и общим характеристикам. Сравнивать требуется внешние, внутренние признаки и условия эффективности.
• Анализ структуры позволяет выявить роль и значение одного или нескольких факторов для успешного функционирования структуры.
• Корреляционный - это установление зависимости одного элемента от другого. Взаимосвязь может возникать в ситуации, в процессе или системе. "Корреляция" переводится с латинского как "взаимная зависимость явлений".
• Функциональный - это характеристика объекта с точки зрения его функций и выявление их взаимосвязи.
• Системный - позволяет выявить структуру и способы взаимосвязи объектов.
• Детерминационный позволяет установить причинно-следственные связи между явлениями, событиями, объектами.
• Критический анализ - это выявление плюсов и минусов деятельности или личности.

Аналитическая часть отчета

Аналитическая часть описывает результаты труда. Для педагога это саморазвитие, развитие педагогики в теории и практике, итоги образования воспитанников.

В отчете предоставляется результат и критерии его оценки. Среди последних выделяют процессуальные и результативные показатели. К процессуальным относят:

• осуществление профессиональной деятельности;
• реализацию собственного профессионального потенциала;
• организацию видов деятельности и общения;
• средства воздействия, способствующие или препятствующие достижению цели.

К результативным показателям относят достигнутые итоги в количественном и качественном измерении. Они приоритетны в оценке эффективности деятельности. Поэтому автору отчета требуется соотнести достигнутые результаты с предметом проектирования.

Проектная часть

В проектной части указываются проблемные ситуации, трудности, с которыми специалист столкнулся в процессе своей деятельности. Расписываются направления и этапы по совершенствованию работы, проблема, тема, объект и предмет следующего отчетного периода.

В заключительной части оценивается собственная аналитическая деятельность, отмечаются направления для саморазвития, планируется самосовершенствование в профессиональном направлении.

Аналитический отчет педагога

Значимость преподавателя подтверждается во время аттестации. Это мероприятие позволяет установить уровень квалификации педагога. Чтобы предоставить профессиональному сообществу итоги своего труда, приходится составлять аналитический отчет учителя. Оценка результатов профессиональной деятельности может осуществляться и в межаттестационном периоде.

Аналитическим отчетом педагога является документ, обобщающий результаты профессиональной деятельности за определенный период. Данная форма позволяет системно изучить собственную деятельность, ее эффективность, откорректировать работу, открыть новые возможности для саморазвития. В отчете педагог анализирует итоги работы и ее эффективность. Результаты своего труда оцениваются в соответствии с поставленными в периоде целями и задачами. Цель аналитического отчета - проведение самоанализа и самооценки профессиональной деятельности учителя за истекший период.

Отчет психолога

Профессиональная деятельность психолога, так же как и педагога, требует постоянного анализа собственных действий и особенностей людей, с которыми он работает. Проделанные выводы позволяют специалисту спроектировать следующие шаги для совершенствования своей работы. Аналитический отчет психолога является вторичным и основывается на общих данных, полученных на базе оперативного или текущего анализа проведенных мероприятий.

Объектом отчета выступает деятельность психолога: обследования, профилактика, диагностика, исследовательские, коррекционные, развивающие мероприятия. Предметом является анализ профессиональных действий, изучение свойств или показателей.

Составляя отчет, педагог-психолог должен соблюсти принципы анонимности и конфиденциальности, то есть он предоставляет информацию в виде общих результатов. Анализ выполненных задач предполагает описание возникающих затруднений, проблем, которые, как правило, становятся задачами на новый учебный период. Новые средства анализа позволяют прописать перспективы дальнейшей трудовой деятельности.

Справки и заключения

К аналитическому отчету психолога прилагается статистическая справка за отчетный период, установленный в организации. Данные в виде заключений и итогов по видам деятельности являются дополнением к служебной документации. Заключения по направлениям работ могут включать:

• индивидуальную психодиагностику;
• групповую психодиагностику;
• индивидуальную развивающую или коррекционную работу;
• групповую развивающую или коррекционную работу.

Заключение можно составить в свободном виде или на основе стандартных форм.

Годовой отчет воспитателя

Аналитический отчет воспитателя за год содержит следующие разделы:

• Общая характеристика группы.
• Итоги по выполнению образовательных программ. Деятельность по подготовке к школе и ее приоритеты. Формирование детской личности. В процессе каких видов деятельности достигаются поставленные цели? Это разнообразная игровая, коммуникативная, трудовая, познавательно-исследовательская, продуктивная, музыкально-художественная деятельность. Направления работы для воспитателя.
• Аналитический отчет воспитателя за год должен содержать ответ на вопрос о том, чего удалось достигнуть в плане физического, познавательно-речевого, социально-личностного, художественно-эстетического развития детей.
• Мероприятия с детьми и их краткая характеристика.
• Отчет об итогах работы с детьми. Деятельность по проектам.
  

По каким критериям оценивается отчет?

1. Обоснована ли актуальность темы? Должны присутствовать нормативно-правовые материалы, подтверждающие важность темы, доказательства необходимости ее разработки.
2. Обоснована ли проблема, противоречия, на разрешение которых направлен аналитический отчет? Цель отчета, иерархия задач.
3. Оценка содержания отчета. Общекультурное, методологическое, нормативно-правовое обоснование, эффективность в социально-экономическом плане и психолого-педагогическое основание.
4. Система партнерских взаимодействий.
5. Результаты, их анализ и оценка, соотношение с целями, задачами и прогноз.
6. Уровень информационной культуры представления результатов. Как оформлен аналитический отчет ДОУ?
7. Перспективность и применимость отчета на практике в профессиональной деятельности.

Аттестация и защита аналитического отчета

Защита отчета может быть формой проведения аттестации. Выступление займет от 10 до 15 минут, плюс ответы на вопросы экспертов. Что надо включить в доклад?

1. Анализ рекомендаций с прошлой аттестации.
2. Проблема, ее формулировка и актуальность со ссылками на новые документы.
3. Объект - то, что будет исследоваться, реальность (уровень знаний, воспитанность, образовательный процесс и т. д.).
4. Предмет - то, с помощью чего влияют на изменение объекта (методы обучения, деятельность, задания, подходы и т. д.).
5. Формулировка темы должна включать в себя предмет и объект, показывая их взаимосвязь.
6. Цель - результат, который ожидается, конкретный и простой (создание условий).
7. Задачи (действия по достижению цели).
8. Гипотеза (требуется не всегда, иногда просто запланированный результат) - научное обоснование способа достижения цели, идея, центральная мысль.
9. Стратегия и механизмы по достижению целей. Аналитический отчет воспитателя по ФГОС (или учителя) предполагает рассказ о том, что педагог делал на протяжении всего периода до аттестации для достижения цели. Это самый большой и главный пункт. Здесь необходимо рассказать обо всех своих действиях и показать, что работа выполнялась в системе.
10. Результат, т. е. то, что получено фактически. Параметры и критерии для оценки результата определяет сам специалист, составляющий отчет (они заявляются в цели).
11. Общественные выступления по теме, печатные труды и другое предоставление опыта.
12. Заключение, выводы: достигнута ли цель, в какой степени, что сделано, что доказано, какова значимость работы.

Отчет о проделанной работе очень важно составить толково, чтобы кратко, но емко изложить результаты вашей деятельности. Существуют ли особые правила ведения отчетности, что нужно знать, приступая к написанию такой документации?

Отчет о проделанной работе - требования к написанию

Зачем вообще нужно составлять отчет о проделанной работе? Ведение отчетности помогает:

1. осуществлять контроль за выполнением сотрудниками их должностных обязанностей;
2. выявлять проблемные места в работе конкретного работника и отдела в целом;
3. выяснять, достаточно ли усилий приложено для решения поставленной задачи;
4. поддерживать трудовую дисциплину в коллективе;
5. обосновывать расходы на оплату труда сотрудников.

Какие основные требования предъявляются к отчету? Рассказывать о результатах своего труда нужно по-деловому кратко, но в то же время указав весь объем проделанной работы.

Толковый отчет не только даст представление о том, как хорошо вы потрудились, но и представит вас в выгодном свете - сотрудником, умеющим доступно излагать свои мысли, выделив основное и не отвлекаясь на ненужные подробности.

Отчет о проделанной работе - какие бывают виды

С точки зрения периодичности отчет может быть еженедельным, месячным, квартальным, годовым.

Иногда сотрудник отчитывается о конкретном мероприятии (например, как была организована презентация новой книги, подготовка и проведение которой заняло несколько дней, или трехдневного тренинга по продажам).

В заголовке отчета следует указать данные о сроках, к примеру «Отчет о проведении семинара по кадровому делопроизводству 7-9 октября 2015 года».

Обязателен для всех работников отчет о командировке, независимо от ее длительности.

Отчет о проделанной работе можно написать в текстовой форме и в статистической. Текстовый отчет — это связное повествование, дополненное различными графиками, схемами и таблицами.

А если вы предпочитаете статистическую форму, то акцент сделайте на иллюстрирующие материалы, к которым напишите пояснения в виде текста.

Структура отчета

Единого стандарта написания отчета о проделанной работе, как и автобиографии сотрудника , нет. В каждой организации могут быть свои требования к структуре подобных документов.

Логичной выглядит, например, такая подача: первый раздел — «Введение», в нем лаконично опишите поставленные перед вами задачи, методы, которые были использованы для их решения, и полученный результат.

В «Основной части» более подробно опишите последовательность вашей работы:

1. подготовку к осуществлению проекта;
2. этапы его реализации (укажите все использованные ресурсы: маркетинговые исследования, аналитическую работу, опыты, командировки, привлечение других сотрудников);
3. проблемы и трудности, если они возникали;
4. предложения по устранению сложностей;
5. достигнутый результат.

Отчет в виде таблицы будет выглядеть более наглядно, структурировано и лаконично.

Если вам приходится часто составлять текущие отчеты о проделанной работе, удобно будет заготовить шаблон, в который регулярно нужно вносить необходимые данные.

А чтобы не забыть ничего важного за прошедший рабочий день, выделите из своего графика несколько минут, записав все, чем занимались. Иначе потом обязательно что-то упустите.

Когда вы составляете годовой отчет, проанализируйте динамику достигнутых результатов, сравнив с предыдущим годом и дав прогноз на будущий год.

В качестве дополнения к основной части отчета приложите материалы, которые подтверждают изложенные факты - копии благодарственных писем и записей в книге отзывов, публикации в прессе о проведенных мероприятиях, чеки и счета.

Финансовую часть лучше выделить в отдельный раздел, заполнять который следует так, как этого требует бухгалтерия вашей организации.

Отчет о проделанной работе завершает раздел «Заключение». В нем вы формулируете выводы и предложения, возникшие по итогам проделанной работы, если считаете их полезными для улучшения деятельности вашей организации.

Отчет о проделанной работе печатают, используя листы формата А4. Страницы следует пронумеровать, оформить титульный лист.

Когда ваш документ достаточно объемный, отдельно составьте оглавление - так в вашем отчете будет легче ориентироваться.

Может быть и такой вариант отчета:

Ф.И.О.________
Должность_________
Подразделение_______

Основные достижения за прошедший период:

• в профессиональной деятельности;
• в плане личностного развития.

Что не удалось выполнить и по какой причине.
Потребность в дополнительном обучении.
Предложения по улучшению организации Вашей работы.
Желаемые области ответственности и развития карьеры.
Подпись_______
Дата__________

Умение составлять толковый отчет о проделанной работе поможет вам представить конкретные доказательства того, что вы трудитесь на совесть, справляетесь со своими обязанностями. А, кроме того, это весомый аргумент для начальства, если вы решите поднять вопрос о том, чтобы

Сегодня мы предлагаем поговорить о том, как правильно писать и оформлять отчет о практике. Примеры и выдержки из работ также будут представлены вашему вниманию.

Все студенты без исключения проходят данные этапы:

• учебная практика;
• производственная;
• преддипломная;
• выпускная квалификационная работа.

Многие студенты стараются подстраховаться и заказать работу у профессионала. Но, на самом деле ничего страшного в написании отчета и выпускной квалификационной работы нет. Вы в этом можете самостоятельно убедиться, прочитав данную статью. Мы расскажем все нюансы написания отчета о прохождении практики. Примеры, взятые из реальных работ, вы также сможете увидеть. Предлагаем приступить незамедлительно.

Как написать отчет?

Каждая из трех видов практики имеет свои особенности. Давайте коротко охарактеризуем каждый из них.

Учебная практика - это первый ознакомительный этап. Как правило, этот вид проходят студенты без каких-либо затруднений. Выглядит это примерно следующим образом:

• студенты получают задание;
• ежедневно на протяжении какого-то времени преподаватель читает лекции;
• ученики пишут отчет;
• проходят защиту.

Во время лекций студент должен постараться набрать максимум необходимого материала, в результате - сформировать из него отчет.

Следующий этап - производственная практика. Она проходит непосредственно в рабочей обстановке. Ее цель - погрузить студента в ту атмосферу, где ему предстоит трудиться после окончания учебы. Сейчас ученик должен занимать конкретную должность, а в отчете указать результаты прохождения практики.

Решающим этапом является написание отчета по практике на примере ООО… Если во время производственной практики у студента был куратор, то сейчас он может надеяться только на свои силы. Обратите внимание на то, что данный отчет должен напрямую касаться темы дипломной работы.

• подвести итог обучения;
• закрепить теоретические знания;
• освоить практические навыки;
• осознать деятельность;
• изучить работу предприятия.

Завершением практики является защита написанного отчета. Что преподаватель должен в нем увидеть? Данный документ свидетельствует о том, чему научился студент, какими профессиональными качествами он овладел за время прохождения практики.

Отчет о практике, примеры отрывков которого вы сможете увидеть далее, является важной работой. Исходя из того, что в нем будет написано, преподаватель сможет сделать выводы о профессиональной подготовке студента. Поэтому отчет должен быть написан грамотно и качественно. Для этого нужно:

• максимально внимательно изучить работу предприятия;
• познакомиться со всеми документами и нормативными актами;
• описать свою деятельность;
• познакомить преподавателя со своими достижениями;
• выдвинуть рекомендации по улучшению работы предприятия.

Помимо этого, все должно быть оформлено по ГОСТу. Мы уделим этому внимание далее.

С чего начать?

Все виды практики начинаются с получения методических материалов на выпускающей кафедры университета. Это инструкция по правильному написанию отчета.

Основа для написания - это план практики. Здесь вы сможете ознакомиться с задачами (их может быть от трех до четырех). Для написания грамотного и структурированного отчета необходимо:

• собрать информацию;
• проанализировать ее;
• разработать план по улучшению работы;
• написать отчет, основываясь на методические рекомендации.

Виды отчетов

Как уже говорилось ранее, всего студенту необходимо пройти три практики:

1. Учебная. Разница между этим и другими видами заключается в том, что данный отчет не имеет практической части. Основная задача - погружение в рабочую обстановку, об этом важно упомянуть при написании работы.
2. Производственная. Оформление отчета должно полностью соответствовать ГОСТу. Эта практика направлена на самостоятельную работу студента. Важно: ваши личные рекомендации и комментарии необходимы.
3. Преддипломная. Является самым ответственным этапом. В отчете по преддипломной практике (пример структуры вы сможете увидеть далее) важно упомянуть о теме вашей ВКР.

Структура ГОСТ

По ГОСТу отчет должен содержать не менее тридцати пяти и не более сорока пяти страниц. В этот объем вы должны компактно уместить весь материал. Обратите внимание на то, что введение должно занимать не более трех страниц.

Структура согласно ГОСТам:

1. Титульный лист.
2. План практики.
3. Отзыв дипломного руководителя.
4. Аннотация.
5. Сокращения и условные обозначения.
6. Оглавление.
7. Введение.
8. Основная часть.
9. Заключение.
10. Литературные источники.
11. Приложения.

Что же входит в основную часть отчета по практике на предприятии? Пример вы сможете увидеть ниже.

1. Краткая характеристика ООО «ЮниКредит Банк», филиал города Саратов.
2. Анализ активов ООО «ЮниКредит Банк» города Саратов.

2.1. Структура и состав активов.

2.2. Группировка по уровню ликвидности.

2.3. Анализ по доходности.

Также важно упомянуть по поводу приложений - они включаются при необходимости.

Требования к оформлению

Оформление согласно ГОСТам подразумевает не только правильную структуризацию, но и соответствие выбора шрифта, размера, грамотное размещение графики.

Как правило, сейчас при написании отчета пользуются компьютером и текстовым редактором Word. Распечатывать необходимо на листах формата А4. Шрифт работы: Times New Roman. Основной текст: кегль 14, одинарный межстрочный интервал. Заголовки и подзаголовки: кегль 16, шрифт полужирный.

Разделы и подразделы

Вся работа должна быть разделена на разделы и подразделы. Обратите внимание на то, что при необходимости в работу можно включать пункты или списки.

При написании отчета очень важно не забывать, что новый раздел начинается с чистого листа. Требования к оформлению разделов: нумерация арабскими цифрами, выравнивание по центру, шрифт полужирный, шингл 16, буквы прописные. Требования к оформлению подразделов: нумерация арабскими цифрами, буквы строчные, выравнивание по левому краю, шрифт полужирный, шингл 14.

Графические элементы

Графические элементы (картинки, схемы, таблицы, формулы, чертежи и так далее), согласно ГОСТ, можно вставить тремя разными способами:

• после абзаца, в котором упоминается объект;
• на следующей странице;
• в приложении.

Грамотное размещение графических элементов очень важно в отчете о практике. Пример оформления вы видите ниже. Наиболее удачный вариант - первый. Так, читающий не потеряет никакой информации, сразу ознакомится с ней.

Форма изложения

Сейчас вы сможете увидеть отрывок, взятый из отчета о практике. Пример отвечает всем требованиям ГОСТ.

«Цель анализа структуры активов «ЮниКредит Банк» города Саратова - выявление уровня диверсификации активных операций и оптимальности их структуры.

Активные операции банка составляют существенную часть операций. Банк благодаря поддержке акционеров постоянно наращивает свои активы всю историю своего существования».

Обратите внимание на то, что недопустимо в отчете употребление:

• значка диаметра;
• «-» для обозначения температуры;
• некоторых математических символов.

Пояснительная записка

Помимо всего вышеперечисленного, необходима пояснительная записка, которая прикрепляется к отчету по производственной практике. Пример вы видите на рисунке, представленном в данном разделе статьи.

Если говорить предельно коротко, то пояснительная записка - это краткое изложение написанного отчета. Там студенту необходимо отразить:

• все свои действия;
• обобщенную информацию о прохождении практики.

Характеристика

В этом разделе вы сможете увидеть характеристику из отчета по практике бухгалтера. Пример, представленный на картинке выше, содержит отзыв-характеристику преподавателя от базы практики.

Этот документ не нужен в отчете по учебной практике. Как правило, в нем содержится следующая информация:

• посещаемость;
• участие в организационных процессах;
• польза от студента для предприятия;
• готовность к сотрудничеству.

Не стоит забывать того, что характеристика (отзыв) - это очень важный документ, особенно в преддипломной практике преподаватели уделяют ему особое внимание.

Дневник

Как правило, форму для заполнения выдается выпускающей кафедрой. Заполнить ее предстоит самим студентом.

Этот документ содержит записи, которые делает студент самостоятельно ежедневно на протяжении всего периода прохождения практики. Важно не забывать ставить даты, задачи (на определенный день) и результат выполнения. Имейте в виду то, что эта информация должна подтверждаться подписью и печатью руководителя практики от предприятия.

Защита отчета

Когда практика уже позади, а отчет готов, самое время для его защиты. На самом деле - это не тяжело (при условии, что вы самостоятельно его писали).

Вы обязаны хорошо ориентироваться в своей работе и знать - куда подсмотреть, если вам не хватает информации. Для удобства подготовьте небольшую презентацию, которая будет содержать всю необходимую информацию в компактном виде.

На мониторе светится пустой документ Microsoft Word. В голове навязчиво болтается мысль: «Отчет должен быть готов к вечеру». Противно, правда?

А ведь мы так или иначе пишем отчеты всю жизнь. Отчитываемся на уроках в школе. Что выполнил из домашнего задания, что не выполнил, и почему. Пишем отчет по практике в институте. Придумывая, чем же это таким полезным занимался три недели.

Пишем отчет на работе. Итоги рабочего этапа, результаты проекта, отчет о выполненном задании… А сколько еще отчитываемся неформально?

Жена послала мужа на рынок за картошкой. Вот он вернулся. Картошка мелкая, стоит дорого, да еще и ходил долго. Вот теперь отчитывайся, дорогой…

А вы любите писать отчеты? Заниматься делом, которым так или иначе нам всем приходится заниматься? Причем заниматься на
протяжении всей жизни?

Я - не любил. Жутко не любил. Не понимал, зачем тратить время на столь бесполезное и противное занятие. Сейчас для меня отчеты - лакомый кусочек работы. Возможность отдохнуть от других дел и извлечь для себя множество выгод. Как такое возможно? Очень просто!

А что вообще мы любим?

Давайте задумаемся: а что мы вообще любим? Какие дела? Что нужно, чтобы мы какое-то дело любили?

Во-первых, есть дела просто приятные: развлечения. Нередко бесполезные, но нам они нравятся, потому что приносят удовольствие сами по себе. Посмотреть телевизор, попить чаю, потрепаться с друзьями. Заставлять себя делать такие дела нам не нужно, скорее, от них сложно оторваться.

Причин любить такие дела у нас может быть две:

• дело приносит выгоду;
• дело у нас хорошо получается.

Если дело само по себе не приносит удовольствия, но мы ощущаем его полезность, выгодность, со временем это дело становится для нас приятным. Например, вы начали бегать по утрам, или ходить в фитнес-центр. Поначалу это сложно, отнимает много сил.

Но постепенно вы замечаете, что становитесь бодрее, что повышается общий тонус организма - и те же самые дела уже начинают приносить удовольствие! И вы уже с удовольствием выбегаете с утра из дому или заходите после работы в спортзал. Удовольствие - это выгода!

Со второй причиной еще интереснее. Есть такая особенность у нашей психики: пока мы не умеем что-то делать (солить огурцы, кататься на роликах, вести переговоры и т. д.), мы боимся неудач и ошибок, и дело нам не нравится, неприятно. Когда это же дело начинает получаться («Великолепные вышли огурчики…»), волшебным образом оно начинает доставлять нам удовольствие. И, если вдуматься, это неудивительно: нам нравится, когда у нас что-то хорошо получается. И ради этого чувства удовлетворения мы готовы делать те или иные дела.

Удовольствие - это когда хорошо получается! И тогда, чтобы дело доставляло нам удовольствие, нужно научиться делать это дело хорошо, и научиться извлекать из него выгоды для себя. Как это сделать - разбираемся дальше.

Почему не любим отчеты

Так почему мы не любим отчеты? Все просто. Мы НЕ ПОЛУЧАЕМ ВЫГОДЫ от их написания и НЕ УМЕЕМ писать отчеты правильно! И уж, конечно, ни о каком удовольствии тут речи быть не может.

Представьте… вы чистите картошку, обычным старым ножом. Она мокрая, холодная. Руки становятся грязные, очистки падают на пол, и их нужно будет собирать. И есть эту картошку будете не вы… А теперь еще раз представьте… вы быстро чистите картошку удобным ножиком для чистки картошки, в животе урчит… Через полчаса эта самая картошка будет аппетитно шкворчать на сковороде, жарясь с ломтиками бекона для вашего ужина!..

Разницу чувствуете?

Вот то же самое и с отчетами. Есть один очень важный вопрос. От ответа на него зависит, хочется ли вам заниматься отчетами и получаете ли вы от этого удовольствие. Итак: для кого вы пишете отчет?

Отчет нужен только вашему начальнику? Вы пишете его, только чтобы руководитель отвязался? Мотивации заниматься отчетом не будет никакой.

Отчеты только тогда станут для вас приятным занятием, когда вы начнете писать их ДЛЯ СЕБЯ. Уж для себя-то, любимого, легко сделать полезное дело, правда? И тогда, даже если начальник дал вам задание написать отчет, вы-то знаете: это нужно вам. А не
ему. Представляете, как удобно? Начальник дал задание и наивно полагает, что вы на него работаете, а вы в это время ЗА ЕГО ДЕНЬГИ работаете на себя! И тогда все, что нам нужно, - научиться извлекать из отчетов выгоды для себя и писать отчеты правильно и эффективно.

Шесть личных выгод

Мысль залетела в голову и, не обнаружив себе подобных, вылетела обратно… Так что же хорошего в написании отчетов? Какие плюсы, какие возможности это нам дает? Давайте разберемся.

1. Стройное мышление
Благодаря отчету наши собственные мысли упорядочиваются, раскладываются в голове «по полочкам». Это делает наше мышление системным, логичным, упорядоченным. И уже не только в отчете, но и просто по жизни ваши мысли и слова становятся понятными и стройными.

Все очень просто. Когда мысли просто находятся у вас в голове, они летают, сталкиваются, размножаются… Возникает ощущение, что между ушей - каша. Но попробуйте эту кашу записать!

Ваши мысли сразу, вне зависимости от их собственных желаний, начнут обретать четкую форму и структуру. Из каши выделятся основные идеи, аргументы, логика.

Не зря ведь кто-то из великих сказал: «Мысль незаписанная равна нулю». Записывайте мысли, оформляйте их в отчет - и ваше
мышление станет упорядоченным и стройным.

2. Хорошая память

Когда по некоторой ситуации написан отчет, она прочно укрепится в вашей голове. Благодаря отчету вы будете помнить о том, что происходило, что получилось удачно и что необходимо доработать в следующий раз. Таковы особенности нашей памяти: когда мы повторяем какую-то мысль, мы запоминаем ее. Записывая мысли на бумаге, мы укрепляем их в своей памяти.

3. Обратная связь

Когда ситуация описана в отчете, очень легко получить на нее обратную связь от других людей. Ваши коллеги, друзья и знакомые (да и незнакомые тоже) смогут подсказать вам, что получилось хорошо, а что нужно изменить, доработать. Кроме того, имея перед глазами отчет, вам проще самому дать себе обратную связь по ситуации.

4. Самоанализ

Периодическое написание отчетов дает возможность заниматься самоанализом. Перечитывая прошлые отчеты, вы заметите, что у вас теперь получается лучше, над чем нужно работать и в какую сторону двигаться.

5. Хорошая письменная речь

Привычка писать отчеты медленно, но верно принесет вам грамотную и красивую письменную речь. Когда мы чем-то занимаемся регулярно, мы волей-неволей учимся делать это лучше.

6. Мотивация

Часто мы слышим: «Я вроде бы и хочу этим заниматься, но вроде и лень, и времени не хватает…» Это значит, что человеку не хватает мотивации. Не хватает мотора, топлива, не хватает импульса, который двигал бы его вперед.

И за мотивацию умные и толковые люди готовы платить: временем и деньгами. Ходить на тренинги, посещать мотивационные семинары, работать с консультантами.

Но есть способ одновременно простой, дешевый и быстрый! Когда мы подводим итоги какого-то дела, какого-то этапа работы, мы замечаем, как много сделано, как многого мы достигли. Стоит только ЗАПИСАТЬ результаты работы - и вы тут же поймете, насколько их много. О многих своих достижениях мы просто забываем. Необходимость же сформировать письменный отчет заставляет вспомнить о них.

И это великолепно мотивирует, придает сил для дальнейшей работы! Когда вы сами себе отчитались в том, что у вас хорошо получилось, хочется работать дальше, идти к новым достижениям.

Закончили работу, этап - напишите отчет. Зафиксируйте, что вам хорошо удалось, что хорошо сделано. И это будет двигать вас
дальше, придаст новых сил!

Отчеты - мощнейший инструмент самомотивации. Пользуйтесь этим.

Правильный отчет

Правильный отчет подчиняется «правилу семи»: в нем должно быть не более 7 ± 2 элементов. Наше сознание устроено таким образом, что может эффективно оперировать количеством элементов, не превышающим 7 ± 2.

То есть всегда оптимально работать с 5-9 объектами. 5-9 вопросов в анкете. Меньше - незачем анкету делать, больше - слишком долго отвечать. 5-9 блюд на праздничном столе. Меньше - маловато для праздника, больше - глаза разбегаются. 5-9 предметов на рабочем столе. Меньше - нечем работать, больше - легко запутаться.

Применительно к отчету это означает, что в нем должно быть 5-9 пунктов (разделов, главок - в зависимости от общего объема).

Кстати, обратили внимание, сколько главок в этой статье и сколько выгод в отчетах, да? Стройте свои отчеты в соответствии с «правилом семи», и вам будет просто их писать, читать и воспринимать.

Заключение

Все мы так или иначе пишем отчеты. И только от нас зависит, будет ли это бестолковым и противным занятием, отнимающим время и силы, или полезным и интересным делом, инструментом для роста и развития.

Пишите отчеты для себя, получайте личные выгоды: системное мышление, хорошую память, качественную письменную речь, возможность самоанализа, обратную связь и самомотивацию. Делайте это, и отчеты начнут приносить вам пользу и удовольствие!