Обозначение в табеле больничного листа. Обозначение больничного в табеле — как отметить больничный в табеле? Сущность и значение табеля учета

Актуальным вопросом для работников кадровой службы является правильное ведение учета рабочего времени сотрудников предприятия. В течение месяца возникает множество разных нюансов в жизни рабочих, по которым они могут не выполнять свои обязанности на производстве: болеют, находятся в отпусках, командировках и т.д.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Одна из самых частых задач для табельщика – это правильность учета периода болезни работника. Поэтому ему нужно обязательно знать, как правильно отразить листок нетрудоспособности в табеле учета рабочего времени. Об этом и поговорим подробнее.

Зачем вести табель?

Каждое предприятие обязано вести табель учета рабочего времени своих штатных сотрудников. В этом документе фиксируются дни и часы, когда они либо работали, либо находились в отпуске, болели, отсутствовали на работе по каким-то другим причинам.

Основное предназначение ведения табельного учета включает несколько целей:

правильное начисление заработка за фактически отработанное время;
контроль над поведением трудящихся;
получение статистической информации для контролирующих органов;
упорядочение выполнения режима трудового распорядка штатными сотрудниками предприятия.

По окончании рабочего месяца заполненный табель руководители подразделений сдают в бухгалтерию для начисления заработной платы по результатам работы каждого сотрудника.

Как правило, за ведение табеля отвечает ответственное лицо по малому предприятию или в каждом из подразделений организации в крупных компаниях.

Поскольку этот документ часто предъявляется для проверки надзорным органам власти, то он не должен содержать подчисток, исправлений, помарок, неточностей.

Для российских предприятий применяются 2 типа унифицированной формы табеля:

Первый вариант имеет маркировку Т-12 и применяется для отражения рабочих дней и часов с целью оплаты труда.
Второй бланк под кодом Т-13 предназначен исключительно для автоматического фиксирования рабочих выходов и неявок на работу с помощью пропускных систем.

Если работник не выходил на работу по причине лечения от болезни, то он имеет право на оплату только после предъявления больничного листа.

Табельщик, в свою очередь, обязан правильно отразить это время форме учета выходов и неявок. Для этого он должен знать утвержденные законодательством правила заполнения табеля.

Что должен знать кадровый работник?

Во-первых, табельщик должен иметь четкое представление о табеле. Сам документ сформирован в виде таблицы.

Наименование столбцов в табеле включает следующие данные:

ФИО сотрудника;
название занимаемой должности;
его табельный номер; ,
календарные дни месяца;
отдельные столбцы для указания: общего количества дней и часов работы; подсчета дней неявки по конкретным причинам: , по больничному листу, прогулы, и т.д.

Учетные данные в табеле фиксируют ежедневно до окончания календарного месяца.

В последние дни месяца в нем подсчитывают общий итог и подписывают у руководителей кадровой службы и подразделений.

Самое важно при проставлении цифровых и буквенных отметок в табеле – это знать методику его заполнения.

Есть 2 вида ведения учета в отношении поведения работников на производстве:

Сплошная регистрация, при которой отмечаются все события: отпуск; сокращенный рабочий день; отработанное время; командировка и т.д.
Учет отклонений при работе сотрудников, отражающий нарушения графика выходов рабочих – безоплатный отпуск, больничный, прогул и прочее. При этом невыход на работу никак не фиксируется, а клеточка остается незаполненной.

Контроль над правильностью заполнения табелей осуществляют инспекторы по соблюдению налогового законодательства и трудового права.

Если они выявляют ошибки, из-за которых неправильно начислена зарплата, то могут наложить административный штраф.

Обозначение больничного в табеле учета рабочего времени

В бланке для заполнения табеля по форме Т-12 предусмотрено для одного сотрудника по две строчки в 4-6 графе:

в верхнем ряду проставляют буквенные обозначения о явках и невыходах;
нижняя строка отводиться для фиксации количества часов работы трудящегося.

Чтобы отразить неявку по причине болезни, табельщику необходимо иметь больничный лист на руках.

В таких случаях листок нетрудоспособности подтверждает уважительную причину отсутствия сотрудника на работе и правильность заполнения табеля.

Как отразить? Порядок и правила

Как отметить больничный лист в табеле?

Чтобы правильно включить предъявленный листок нетрудоспособности в документе учета рабочего времени необходимо совершить следующее:

Найти пункт, который показывает букву для обозначения дней болезни сотрудника (на данный момент установлен буквенный код «Б»).
Проставить это условное обозначение в верхней строке против фамилии сотрудника в тех датах, когда он болел и соответственно они отраженные в листке нетрудоспособности.
Подсчитать общее число дней болезни и вписать это значение в соответствующую графу.

Буквенный код «Т» проставляется в тех ситуациях, когда по предъявленному документу о нетрудоспособности не положено выплачивать пособие.

Для женщин, которые находятся на больничных листах, полученных в женской консультации в связи с рождением ребенка, предусмотрен другой вид обозначения этого периода в табеле: буква «Р».

Коды

Для правильного оформления табеля необходимо знать все кодовые обозначения, которые должны быть отражены в соответствии с различными причинами неявок сотрудников на работу.

Из приведенной таблицы можно понять, какой код соответствует тому или иному событию в жизни штатного сотрудника для заполнения табеля:

Табельщикам следует строго придерживать данных буквенных кодов при ведении учета рабочего времени в табельной документации.

Поэтому обратите внимание на несколько нюансов, прежде чем отразить больничный в табеле учета рабочего времени.

По беременности

Кадровикам и табельщикам следует обратить особое внимание на ведение учета времени для сотрудниц, которые находятся на больничном листе в связи с беременностью и родами.

Разница в данном случае заключается в буквенном коде:

Для обычных листков нетрудоспособности органами статистики предусмотрена отметка в табеле буквой «Б».
Период нахождения работницы в отпуске по беременности и родам следует отмечать буквой «Р», в том числе если она усыновила или удочерила ребенка.
Если женщина не посещает работу по причине декретного отпуска, то этот период нужно обозначить кодом «ОЖ».
Однако если она уже вышла на работу при неполном рабочем дне, то данное обозначение необходимо заменить на букву «Я».
В случае неявки на работу из-за болезни малыша, то проставляется отметка «Б» или «Т» в зависимости от того положено или нет ей выплачивать пособие.

В выходные

При заполнении табельной формы за время болезни сотрудника во время выходных или праздничных дней тоже нужно отражать буквенный код «Б» из таблицы, соответствующий листку нетрудоспособности.

Буква «В», которая предназначена для обозначения выходных и праздничных дней, в таких случаях не ставится.

При сменном графике

Заполнение табеля при сменном графике работы сотрудников предусматривает отметку часов в те дни, когда он фактически выполнял свои производственные функции.

Если трудящийся принес больничный лист, то табельщику следует отметить подряд в каждом дне за период болезни букву «Б», а не только в те даты, когда специалист должен выходить на работу.

В отпуске

Бывают случаи, что во время отпуска сотрудник заболел. Он имеет право оформить больничный лист на период болезни.

Когда он предоставит лист нетрудоспособности в кадровую службу своего предприятия, то отпуск должен быть продлен на то количество дней, которое указано в больничном.

При заполнении табеля буква «Б» должна быть вписана в те даты отпуска, когда он находился на лечении у врача и о чем свидетельствует отметка в больничном листе.

Остальные дни отпуска, отведенные ему для отдыха по приказу, необходимо указать буквенным кодом «ОТ».

Обычно в таких случаях на основании неотгуленная часть отпуска за период болезни может быть продлена при его окончании либо перенесена на другой срок после согласования данного вопроса между работником и руководством предприятия.

Если сотрудник работает в нескольких организациях

Законодательная база об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности сотрудников, заключивших трудовые договоры с несколькими предприятиями, предоставляет им право получить компенсационные выплаты по нескольким больничным листам.

Но при этом должны быть соблюдены следующие условия:

Трудящийся числится в нескольких страховых компаниях.
Он не менее 2 лет постоянно работает на предприятиях.

Отметка о болезни в табеле учета рабочего времени проставляет в соответствии с буквенным кодом «Б» на основании предоставленного больничного листка.

Пример (образец) заполнения

Внесение изменений в документ

Как вносить изменения в табель, если сотрудник заболел в последние дни месяца, когда табель уже подсчитывается и готовиться к сдаче или уже подписан и передан в бухгалтерию предприятия?

В таких случаях может быть 2 варианта развития событий.

Если табель не закрыт

Бывает так, что сотрудник заболел в последний день месяца и сообщил о болезни, но еще не предоставил больничный лист.

Если табель не закрыт, а рабочие часы уже проставлены, то весь документ необходимо полностью переписать.

Причем в те дни отсутствия сотрудника, которые еще не подтверждены листком нетрудоспособности, следует указать букву «НН».

Лучше затем составить корректировочный табель, чем нести ответственность за оплаченное пособие, не подтвержденное больничным листом.

При подаче корректировочного документа после предъявления бланка о нетрудоспособности бухгалтер по закону обязан буден начислить пособие и выплатить его в ближайшую зарплату.

Если табель закрыт

Более сложная ситуация возникает в том случае, если табель уже закрыт.

В таких случаях неверный код можно исправить, перечеркнув данные и рядом проставив правильное обозначение.

На свободном поле написать: «Исправленному верить», а также указать причину исправлений. Эту надпись нужно удостоверить руководителем или другим лицом, которые ранее уже подписали этот табель.

Напоследок можно подвести следующий итог:

Табель учета рабочего времени не только отображает количество отработанных часов сотрудников предприятия, а дни их уважительных неявок, за которые они имеют право получать деньги.
Организации обязаны вести учет в специальных формах, утвержденных Госкомстатом Российской Федерации.
Ответственность за правильное заполнение табеля лежит не только на табельщике, а еще и на самом сотруднике, т.к. он своевременно обязан известить начальство об открытии больничного листа и предъявить его к оплате для корректного заполнения формы Т-12.

В табеле учета рабочего времени отображается, какое количество часов было отработано каждым сотрудником компании и сколько было неявок на работу в течение каждого календарного месяца. Именно эта бумага служит основанием для расчета и начисления зарплаты.

Каждая организация обязана вести подобные табеля учета. Госкомстатом Российской Федерации утверждены унифицированные формы, которые используются с этой целью (форма Т-12 и Т-13).

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Однако, вестись табель учета рабочего времени может не только с использованием данных форм, но и в произвольном виде. В табеле отмечаются дни, когда сотрудник находился на рабочем месте, дни его болезни или нахождения в отпуске и т.д.

Когда человек заболел, он должен оповестить о данном факте своего непосредственного руководителя, чтобы не допустить некорректного заполнения табеля.

Факт болезни подтверждает больничный листок или соответствующая справка от врача. На больничном работник может находиться не только по причине собственного недомогания, но и в связи с проблемами со здоровьем его детей. Данная ситуация также подразумевает выплату пособия, однако, есть определенные ограничения по количеству дней, которые будут оплачены.

Что это за документ и его назначение

Рабочее время сотрудников учитывается в таком документе, как табель учета. Если компания небольшая, для всех работников может заполняться единый бланк. Когда же речь идет про организацию, в которой числится большой штат сотрудников, заполняется табель для каждого структурного подразделения в отдельности.

Обязанность по ведению подобного документа возложена на кадровых работников или руководителей отделов. В конце каждого месяца заполненный документ передается в бухгалтерию, специалисты которой и рассчитывают заработную плату, полагающуюся работникам, исходя из результатов работы.

Составляется бумага в виде таблицы, которая содержит определенные столбцы с данными, среди них:

табельный номер, присвоенный конкретному сотруднику;
ФИО и занимаемая работником должность;
клетки, в которых обозначаются коды для каждого дня месяца;
общие сведения про часы, которые были отработаны в месяц.

Особа, ответственная за ведение табеля, заполняет таблицу каждый день.

В конце же месяца подводится общий итог:

какое количество дней было отработано особой;
сколько дней человек болел;
количество дней отпуска и выходных.

Согласно положений действующего законодательства при заполнении табеля можно использовать форму Т-12, которая разработана Госстатом. Однако допускается и разработка собственной формы. Образец подобного документа можно найти на специализированных сайтах в Интернете.

Что касается кодов, которые нужно использовать при заполнении формы, то можно использовать кодировку, предложенную для формы Т-12 или же разработать собственную. Во втором случае расшифровать коды следует непосредственно в документе.

Коды

Дни, когда работник присутствовал на рабочем месте, выходные дни, а также время пребывания на больничном обозначаются цифрами или буквенным кодом. К примеру, полный рабочий день может быть обозначен цифрой 8, которая демонстрирует, сколько часов было отработано, или буквой Я – явка.

Особого внимания заслуживают дни, когда сотрудник болел. Работник обязан предоставить документ, который подтверждает данный факт. В противном случае ему грозит отметка в табеле про прогул. А это повлечет невыплату заработной платы/пособия за пропущенные дни, более того, это может обернуться дополнительными штрафными санкциями и иными неприятными последствиями.

В табеле учета не может содержаться ошибок, поскольку это первичный документ, который предоставляется по требованию различных контролирующих органов:

представителей налоговой службы;
прокуроров;
судей;
сотрудников статистических служб и т.д.

Каждый код, который проставлен в табеле, нуждается в документальном подтверждении. Так, болезнь, например, может подтвердить справка от врача, а пребывание человека в отпуске – его заявление и соответствующий приказ.

Больничный в табеле учета рабочего времени обозначается при помощи следующих кодов:

Инструкция по заполнению

Заполнение табеля учета рабочего времени – обязанность кадровика или начальника каждого структурного подразделения предприятия. Если речь идет про небольшую организацию, в структуре которой отсутствует отдел кадров, за ведение подобного рода документации отвечает бухгалтер.

Когда заполняется табель, ответственный сотрудник не должен забывать указывать в нем название организации, а также конкретного отдела или иного структурного подразделения.

Обязательными для заполнения являются графы с номером документа и датой, когда он был составлен. В графе Отчетный период проставляется начало и конец того месяца, за который подготавливается табель.

Инструкция по заполнению сведений относительно каждого сотрудника:

Проставляется порядковый номер работника в таблице.
В таблицу вносится полное имя особы, ее должность.
Указывается табельный номер, который присвоен человеку.
Далее по каждому дню месяца проставляется отметка относительно присутствия или отсутствия человека на рабочем месте. В верхней строчке указывается код по каждому дню (отпуск, больничный, явка и т.д.). В нижней части прописывается соответствующее количество часов ежедневно. Так, если 5 августа 2019 года человек полностью отработал свою смену, в табеле это находит следующее отражение: в ячейке с числом 5 возле фамилии работника указывается код Я и отмечается 8 отработанных часов. Если же в этот день особа заболела, в ячейке делается пометка Б, при этом нижняя ячейка может вовсе не заполняться или же в ней ставится 0.
Вносятся промежуточные и конечные результаты.
Если имели место неявки, делается соответствующая отметка про них в зависимости от причин.

В конце табеля должна обязательно стоять подпись особы, которая ответственна за его ведение, а также подпись начальника структурного подразделения и отдела кадров.

Как обозначается больничный в табеле учета рабочего времени

Если работник заболел, больничный в может быть обозначен несколькими способами, в зависимости от того, выплачивается за дни болезни пособие или нет. В первом случае ставится буквенный код Б или цифровой 19. Во втором — буквенный код Т, а цифровой 20. Какое обозначение кода будет использовано, выбирает сам работодатель.

На практике встречаются ситуации, что работник заболел, однако, не смог сразу оповестить своего работодателя о данном факте. В таком случае в табеле делается пометка НН (цифровой код 30). Это значит, что причину, по которой человек не явился на работу, не удалось установить.

Если позже работником будет предоставлен , который выписан именно на те дни, когда особа отсутствовала на работе, в табель должны быть внесены соответствующие коррективы.

Процедура внесения исправления зависит от того, закрыт или нет табель на тот момент, когда возникла необходимость внесения правок. Если табель не был закрыт, документ нужно переписать, указав правильные коды.

В случае же, когда табель уже был закрыт, неверные коды в нем следует перечеркнуть и вписать рядом с ними верные. Кроме этого нужно сделать запись, имеющую удостоверяющий характер: указать «Исправленному верить» и уточнить, что стало основанием для внесения изменений в документ. Такая надпись должна быть удостоверена теми особами, которые изначально подписывали документ.

Возможные нарушения

Важно знать, что графы в табеле не могут оставаться незаполненными даже в том случае, если причины отсутствия сотрудника не выяснены, поскольку с ним не удается связаться. Также в обязательном порядке должен быть отображен больничный в табеле учета. Игнорирование данных требований будет расцениваться контролирующими органами как допущенные ответственными особами нарушения, что грозит руководству организации наложением штрафных санкций.

Такие могут интересовать как трудовую, так и налоговую инспекцию, то есть службы, которые проводят сверку собственных данных с предприятий.

В случае выявления расхождений в документах, делается вывод, что работнику была неверно начислена заработная плата, а это стало причиной неверного расчета сумм налоговых платежей. Статья 120 Российского Налогового кодекса определяет, что в данном случае применяются определенные санкции.

Оформление детской болезни

Нередко причиной нахождения сотрудницы-мамы на больничном является детская болезнь. Когда речь идет про начисление детского больничного, есть вероятность столкнуться с одной из следующих проблем. Первая — вместо больничного листа женщина может принести справку от врача, в которой будут обозначены дни болезни ее ребенка. Вторая – соцстрах может отказаться возмещать больничный, если сотрудница, находящаяся в декретном отпуске, работала не весь день.

Число дней, которые будут оплачены организацией, зависит от того, какого возраста заболевший ребенок. Если речь идет о малыше до 7 лет, пособие выплачивается максимум за 60 дней в год, в случае болезни ребенка с 7 до 15 лет – максимально женщина может находиться на больничном 45 суток.

В случае превышения этих граничных показателей, пособие назначаться не будет. Несмотря на это, врач все равно должен выдавать больничный на весь период болезни. Это связано с тем, что данная бумага не только служит основанием для выплаты пособия, но и является объяснительным документам, который подтверждает наличие уважительной причины у сотрудника для отсутствия на рабочем месте.

Некоторое время назад врачи стали выдавать больничные исключительно на оплачиваемые дни болезни детей. На дни, которые превышают установленные лимит, подразумевается выдача справки. Данное действие является не вполне законным, поскольку подсчетом оплачиваемых дней должен заниматься работодатель, а не врач.

Однако, до тех пор, пока в медицинских учреждениях будут выдаваться справки, а не больничные листы, данные документы должны являться основанием для указания в табеле учета болезни в качестве причины отсутствия на работе.

В случае болезни малыша дни отсутствия его работающей мамы в табеле обозначаются такими же кодами, как и те дни, когда болел сам работник. Рабочие дни, на которые выписан больничный, обозначаются буквой Б и предполагают начисление пособия. Те же, на которые выдана справка, обозначаются буквой Т. Такой больничный не предполагает никаких выплат работнику.

Наличие медицинской справки не позволяет работодателю нарушать права сотрудников и оформлять пропущенные дни как прогул или же отправлять человека в отпуск за свой счет, поскольку это окажет влияние на отпускной стаж особы. Согласно российскому законодательству весь период детского больничного входит в стаж целиком, что же касается отпуска за свой счет – то в стаж входит лишь 14 дней за весь рабочий год.

Работница, которая пребывает в отпуске по уходу за ребенком, может работать неполный день с сохранением ежемесячного пособия в полном объеме. Если при этом заболеет сама женщина или ее малыш, доктор должен выписать больничный, а организация в свою очередь должна его оплатить.

Если подобное случится, сотрудница одновременно имеет право на получение пособия на ребенка и выплату по больничному. Вызвано это тем, что такие два вида пособий имеют различные основания для произведения начисления.

Больничный в табеле учета рабочего времени отображается путем проставления в соответствующей его графе буквенного или цифрового кода. Больше информации об особенностях отображения дней болезни работников в табеле учета рабочего времени вы найдете в статье далее.

Обязанность ведения табеля рабочего времени работодателем

В соответствии с абз. 4 ст. 91 ТК РФ работодателю вменяется обязанность по ведению учета фактически отработанного каждым сотрудником времени. В первую очередь эти данные необходимы для расчета месячного заработка работника. Кроме того, учет отработанного времени позволяет проверяющим органам контролировать соблюдение организацией-работодателем норм, устанавливающих продолжительность трудовой недели (согласно абз. 2 ст. 91 ТК РФ, максимальное нормативное значение — 40 часов). В случае неведения учета рабочего времени на работодателя могут быть наложены админсанкции согласно п. 1 ст. 5.27 КоАП за нарушение норм трудового законодательства.

Для учета фактически отработанного сотрудниками времени ведется специальный табель. Поскольку обязанность по ведению унифицированной формы после принятия закона о бухучете (с 2013 года) была отменена, каждый работодатель вправе самостоятельно разрабатывать собственную форму табеля. Однако многим гораздо проще взять унифицированный табель и немного доработать его с учетом собственных нюансов учета. В качестве основы используются формы Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1.

Какой код больничного лучше использовать в табеле учета рабочего времени?

Условные обозначения фактически отработанного/неотработанного времени содержатся на титульном листе табеля формы Т-12. Эти обозначения применяются повсеместно для ведения указанного выше табеля, даже если он был разработан самостоятельно.

В соответствии с указанными расшифровками обозначение больничного в табеле учета рабочего времени может быть сделано как в буквенной, так и в цифровой форме. При этом в случаях, когда работнику в дни нетрудоспособности выплачивается пособие, дни пропуска работы по состоянию здоровья в табеле отмечаются путем проставления кода «Б» или «19». Если же пособие не выплачивается, то дни пропуска работы по болезни в табеле отмечаются кодом «Т» или «20». Случаи, когда застрахованным не выплачивается пособие по нетрудоспособности, перечислены в ст. 9 закона № 255-ФЗ от 29.12.2006.

Не знаете свои права?

Какой код (буквенный или цифровой) лучше использовать для отражения в табеле, каждый работодатель вправе определять самостоятельно. Чаще всего цифровой код обозначения используется при ведении табеля с помощью средств вычислительной техники, буквенный же код более информативен и легок при ручной обработке информации.

Отражение дней нетрудоспособности в табеле учета рабочего времени в различных ситуациях

При отражении больничного в табеле учета рабочего времени возможны различные ситуации, которые чаще всего вызваны тем, что работник своевременно не сообщил о том, что у него открыт/закрыт больничный лист. Листки нетрудоспособности выдаются в соответствии с порядком, утвержденным приказом Министерства здравоохранения и соцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н. Для примера рассмотрим некоторые случаи, возникающие при заполнении табеля.

Если работник не вышел на работу, не сообщив о причинах (т. е. своевременно не сообщил работодателю о своей болезни), в табеле каждый день его невыхода на работу отмечается путем проставления кода «НН» либо «30», означающего невыход на работу по невыясненным причинам. После представления работником листка нетрудоспособности в табель вносятся исправления и код «НН» заменяется на «Б» или «Т» либо «19» или «20».

Если работник заболел во время отпуска, дни болезни продлевают время нахождения сотрудника в отпуске (ст. 124 ТК РФ), за исключением случаев, когда работник находится в отпуске с последующим увольнением — тогда дни отпуска не продлеваются, но пособие (если оно положено) выплачивается. Отпускные дни не продлеваются на дни болезни (т. к. не выдается листок нетрудоспособности) также в случаях, когда сотрудник находится в учебном отпуске, отпуске по уходу за ребенком или отпуске за свой счет.

Все эти нюансы отражаются в табеле учета рабочего времени, однако тут возможны следующие варианты развития событий:

Если сотрудник, находясь в отпуске, в телефонном режиме или иным способом оповестил работодателя об открытии больничного листа, то в табеле сразу делаются соответствующие пометки о днях временной нетрудоспособности.
Если работник вышел после отпуска на работу и представил листок нетрудоспособности за дни, которые совпали с отпускными, в табель вносятся исправления путем замены проставленного там кода «ОТ» или «09» (при нахождении в основном отпуске) либо «ОД» или «10» (при нахождении в дополнительном оплачиваемом отпуске) на код «Б» или «Т» либо «19» или «20». Примечание: в дальнейшем работодатель и сотрудник должны прийти к соглашению по использованию неиспользованных отпускных дней (обычно производится перенос/продление отпуска либо выплата компенсации за неиспользованные дни).
Если работник не вышел после отпуска и самостоятельно продлил себе отпускное время, прибавив дни болезни и не уведомив при этом работодателя о наличии листка нетрудоспособности, в табеле все дни отсутствия сотрудника на работе после дней отпуска помечаются кодом «НН» или «30». При представлении больничного делаются исправления путем расстановки в хронологическом порядке дней отпуска и дней временной нетрудоспособности.

Как внести исправления в табель

При возникновении любой из описанных выше ситуаций, когда в табель учета рабочего времени необходимо внести изменения, работодатель может воспользоваться одним из двух вариантов:

Если табель учета рабочего времени еще не закрыт и надо внести изменения, то это сделать очень легко. В случае ведения табеля в электронной форме оператором просто вносятся изменения в электронный документ, который затем распечатывается с уже исправленными данными. Если же табель заполняется от руки, то потребуется взять новый бланк и перенести всю информацию с учетом изменений.
Если же табель учета рабочего времени был закрыт в конце месяца и требуется внести изменения, связанные с представлением сотрудником листка нетрудоспособности, необходимо поступить иначе. В строчках, в которых присутствуют коды, требующие исправления (например, «НН» или «ОТ» надо исправить на «Б»), неправильные данные аккуратно зачеркиваются. Сотрудник, отвечающий за правильность ведения табеля учета, сверху (или рядом) с зачеркнутым значением делает правильную запись. При этом важно помнить, что все исправления, в соответствии с п. 7 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, должны сопровождаться указанием даты исправления записи и подписью лица, ответственного за ведение данного документа (с расшифровкой Ф. И. О.). Можно также сделать в документе на свободном месте уточняющую надпись, например: «Исправлению "ОТ" на "Б" за 5-8 января верить. Основание для внесения исправления — лист нетрудоспособности от 15.01.2016 № ХХХХХХХХХХХХ».

В заключение осталось сказать, что упомянутые ранее унифицированные формы Т-12 и Т-13 не являются обязательными к применению, хотя и используются многими работодателями в качестве основы при разработке собственного бланка табеля учета рабочего времени.

Самовольно начисленная бухгалтером зарплата не облагается страховыми взносами

Если главный бухгалтер регулярно перечислял себе зарплату в большей сумме, чем это оговорено в трудовом договоре, суммы такого превышения не включаются в базу по взносам.

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС.

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте.

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин.

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации.

Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет

Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда.

Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов.

Любой работодатель обязан вести учет отработанного работниками времени (ст. 91 ТК РФ). Это нужно, в первую очередь, для того, чтобы правильно рассчитывать зарплату работникам.

Учет рабочего времени ведется в специальном табеле (форма Т-12 или форма Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1)).

Если работодатель не будет вести такой учет, то ему грозит штраф (ч. 1. ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Как в табеле отметить больничный лист

В случае болезни работника больничный в табеле учета рабочего времени отражается следующим образом:

Дни больничного в табеле

Работодатель сам выбирает, какой код использовать для обозначения больничного в табеле: буквенный или цифровой.

Внесение «больничных» исправлений в табель

Случается, что работник, заболев, не сразу сообщает об этом работодателю. Тогда работодатель в табеле ставит «НН» (код «30»), что означает неявку сотрудника на работу по невыясненным причинам. Если же потом работник предоставит больничный лист на дни отсутствия на работе, то в табель нужно внести исправления.

Внесение правок зависит от того, закрыт ли табель на дату, когда необходимо внести правки.

Ситуация 1. Табель еще не закрыт

Тогда его можно переписать, указав в нем правильные коды.

Ситуация 2. Табель уже закрыт

В этом случае в нем аккуратно зачеркиваются неверные коды, а рядом вписываются правильные коды. Кроме того, нужно сделать удостоверяющую запись. К примеру, работник Лазарев А.В. отсутствовал на работе с 08.02.2016 г. по 10.02.2016 г. Затем им был предоставлен больничный лист на эти дни. Соответственно, код «НН» за период с 08.02.2016 г. по 10.02.2016 г. нужно зачеркнуть, а рядом вписать «Б» и в свободном месте табеля сделать запись: «Исправленному в отношении А.В. Лазарева за 8 — 10-е числа месяца с «НН» на «Б» верить. Основание: Листок нетрудоспособности от 06.02.2016 г. № 000 530 456 764». Данную запись в табеле должны своими подписями заверить те лица, которые изначально его подписали.

Также читайте:

Табель учета рабочего времени — заполнение образца

Табель учета рабочего времени — это установленный документ, который содержит информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников.

Такой документ должен быть на каждом предприятии в единственном экземпляре, оформление имеет ряд нюансов, о которых мы подробно расскажем в данной статье, также приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени.

Как заполняется табель учета рабочего времени

Допустимо заполнять один общий табель на всю организацию или на каждое структурное подразделение отдельно.
В нем отражены достоверные сведения использования рабочего времени сотрудниками этого предприятия. Табельщик отмечает как фактически отработанное время, так и неотработанное. Это могут быть: простои, болезнь, прогулы. командировки.

Табель возможно вести двумя способами

Существуют готовые унифицированные формы, утверждённые соответствующими органами:

Если на предприятии введена повременная оплата труда, то используются бланки Т-13 и Т-12.
Если существует сдельная оплата. то предприятие имеют право разработать свои формы и бланки для учета и контроля.

Форма Т-12 — заполняется в ручном режиме.

Форма Т-13 – используется там, где есть возможность автоматизировать обработку данных учета.

В форме Т-12 записи делаются шариковой ручкой, аккуратно, не делая помарок, вручную. Корректор использовать нельзя.

Раздел 1 (графы 1– 6) оформлен таблицей.

В четвертой графе отводится 2 строчки для отметок явки или неявки сотрудника. Особенность заполнения:

первая строка заполняется заглавными буквами (условные обозначения);
во вторую строку записывается цифра, обозначающая число отработанных часов, за определенный период;

Раздел 2 заполняет бухгалтер.

Этот раздел представлен в виде таблицы, куда заносится номер табеля для каждого работника, его оклад и отработанное время. По этим данным начисляется зарплата.
На четвертой странице формы вписываются данные, которые помогут составить статистические отчеты. Она заполняется согласно специальной инструкции.

Второй способ ведения

В форме Т-13 некоторые графы уже заполнены в автоматическом режиме: подразделение, фамилия и профессия работника, номер табеля.

Принятые условные обозначения.

Полный перечень можно увидеть в форме Т — 12. Некоторые основные представлены в таблице:

Рабочее время Буквенное обозначение Цифровой код.
Явка по обычному графику Я 01.
Ночные часы Н 02.
Выход в праздничные и выходные РП 03.
Переработка С 05.
Командировка К 06.
Отпуск ОТ 09.
Дополнительный отпуск ОД 10.
Учебный отпуск У 11.
Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производства УВ 12.
Учебный отпуск за свой счёт УД 13.
Декретный отпуск Р 14.
Отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет ОЖ 15.
Отпуск за свой счёт ОЗ 17.
Больничный Б 19.
Сокращённый рабочий день ЛЧ 21.
Прогул ПР 24.
Нерабочие дни, выходной В 26.
Отсутствие по неизвестной причине НН 30.

За каждым работодателем без исключения закрепляется обязательство по ведению табеля учета рабочего времени, в котором осуществляется учет по отработанному времени и неявок на место работы.

Каждая из причин пропуска подразумевает индивидуальное обозначение посредством букв или цифр. Способ отражения больничного отпуска в документе зависит от того, предполагает ли он выплату.

Сущность и значение табеля учета

Табель учета рабочего времени (далее по тексту – ТУРВ, или ТРВ) – документ, посредством которого происходит отображение базовых сведений , связанных с рабочим графиком. Он дает понимание, когда человек отсутствовал на рабочем месте, использовал ли свой отпуск, если да, то когда ушел и вернулся, отправлялся ли командировки, имел ли прогулы за определенный период времени. Каждое предприятие должно включить эту бумагу в свой документооборот.

Есть несколько ключевых задач, которые могут быть решены посредством использования ТРВ:

контроль времени труда и отгулов служащих в организации;
подтверждение факта пребывания на рабочем месте ;
расчет величины зарплаты, который пребывает в зависимости от фактического посещения места исполнения трудовых обязанностей;
определение статистических сведений в целях предоставления в контролирующие органы.

В целях обеспечения рационального ведения документа организация назначает определенного сотрудника, обладающего опытом работы.

Особенности отражения больничного

Обязанность по оформлению больничного отпуска в рамках данного документа закрепляется абсолютно за каждым работодателем, о чем свидетельствуют нормы ст. 91 ТК РФ. Это способствует рациональному проведению расчетных операций по размеру зарплаты.

В целях учетных действий принято использовать ТРВ, относящиеся к формам Т-12, Т-13, которые были разработаны и впоследствии приняты Государственным комитетом статистики от 05.01.2004 г.

Если оговоренные нормы будут нарушены, на сотрудника, отвечающего за ведение, будет наложена ответственность по кодексу административных правонарушений (ст. 5.27).

Чтобы оформить каждую графу, необходимо следовать простому алгоритму действий. Для этого целесообразнее всего воспользоваться формой Т-12. Проставить сведения можно, соблюдая следующую инструкцию:

выбор обозначения документа (если речь идет о больничном, проставляется буква «Б»);
определение кодового значения в строке в верхней части таблицы (если документа не имеется, ответственный сотрудник ставит букву «Н»);
выявление фактического количества времени, отработанного человеком .

Оформление бумаги подразумевает наличие всех необходимых сведений о сотруднике.

Чтобы рационально поставить любые отметки, можно воспользоваться двумя способами заполнения бумаги. И каждый из них правилен. Если компетентный работник решил делать отметки на постоянной основе, он должен отмечать следующие моменты:

время прихода на рабочее место и ухода с него;
точные отработанные часы графика;
всевозможные сокращения рабочего времени;
отпускные периоды;
прочее.

Если со стороны сотрудника происходили определенные отклонения, нарушения, они подлежат обязательной фиксации. Это могут быть несанкционированные прогулы, уходы в отпуск за собственный счет, периоды болезни.

Отметки по больничному отпуску в ТРВ должны осуществляться безошибочно. Документ необходимо предоставлять налоговым инспекторам, его требуют судьи, прокуроры, представители ГИТ, статистические организации.

Дни сотрудника, проведенные в больнице, обозначаются посредством специальных кодовых комбинаций:

«Р» — дородовый и послеродовый период;
«Т» — лист, предполагающий отсутствие возможности получения сотрудником выплат;
«Б» — временной отрезок, подразумевающий начисление пособия.

В процессе оформления листа в связи с декретным отпуском отпускнику проставляется каждый день, который указан в листке. Точное обозначение – «Р». Во внимание принято брать и выходные дни. После того как документ будет предоставлен, компетентный специалист вправе поступать так:

если ТРВ не закрыт, его допустимо переписать, а затем вставить новые коды;
в случае закрытия документа имеется возможность его корректировки.

Исправления осуществляются силами профессионального сотрудника , который обладает внушительным опытом работы в данном направлении.

Для этого производится аккуратное зачеркивание проставленных кодов «НН», а рядом прописывается буква «Б», «Т» или «Р». Все исправления должны подлежать четкому удостоверению .

Для обеспечения удобства работы специалиста по кадрам необходимо применять несколько форм ТРВ. Самый распространенный – лист формата А4. Его заполнение осуществляется силами сотрудников кадрового отдела , но есть возможность ведения документации в электронном формате. Он считается наиболее простым, удобным и прогрессивным. Оба документа могут быть распечатаны и предоставлены проверяющим органам.

Обозначение декретного отпуска

Беременные сотрудницы вправе рассчитывать на дополнительное время службы, о чем свидетельствуют базовые нормы ст. 255 ТК РФ. Отмечается этот момент и в ТУРВ посредством буквенного обозначения «Р» или принятого цифрового формата – «14». Что касается оформления последующего отпуска, предназначенного для ухода за родившимся ребенком, его оформление осуществляется в виде букв «ОЖ» или цифры «15».

Работница, которая числится как отпускница, может продолжать осуществлять трудовые функции на условиях неполного рабочего дня.

В этом случае факт посещения рабочего места прописывается в документе как «01» и «ОЖ», что означает работу в дневное время и одновременное пребывание в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет.

Отмечание кодов производится в одной ячейке через символ «/», или же происходит заполнение дополнительной строки в ТРВ.

В ТУРВ напротив фамилии сотрудницы, которая пребывает в этом отпуске, ставится «Р» или «14», а поля, в рамках которых производится фиксация отработанных часов , остаются пустовать. Для отметки декрета в рассматриваемом документе требуется наличие обоснования. В его роли может выступать Приказ, изданный руководством.

Алгоритм заполнения

Заполнение граф осуществляется в течение месячного периода, а после того, как он завершится, в документе произойдет подведение итогов касательно количества фактически отработанных каждым сотрудником часов.
Немаловажную роль играет указание промежуточных итогов , времени работы в первой и второй половине учетного месяца.
Абсолютно каждый выход или невыход сотрудника на место исполнения обязанностей должен фиксироваться посредством методики сплошной регистрации.
В рамках данного способа фиксации подразумевается, что напротив каждого из чисел месяца в документе требуется заполнение соответствующих граф , в которых и будет происходить отражение буквенных и цифровых значений.
В 4-й и 6-й графах предполагается (по форме Т-12) 2 строки. В верхней части происходит фиксирование буквенного обозначения разновидностей временных затрат, в то время как в нижнюю часть происходит внесение количества часов по каждой из них.
Если в этот день работник пребывал в командировке, то следует проставить кодовое значение «К». Снизу ставится отметка «0», т. к. в это время служащий находился в другой организации.
Отражение выходных и праздничных дней осуществляется по тому же принципу с использованием тех же символов. Вверху проставляется код «B», а внизу – цифра «0».

Все коды, которые проставляются в рассматриваемом документе, должны быть подкреплены посредством документального подтверждения.

Составление ТРВ производится в одном экземпляре дважды в месяц , т. е. непосредственно за первую его часть и по итогу. Свои «автографы» на документе ставят следующие специалисты:

табельщик;
руководитель, относящийся к конкретному структурному подразделению;
специалист-кадровик, несущий ответственность за ведение документа.

за первые полмесяца документ подается не позже 12-го числа;
за весь период – не позже 25 числа.

Краткие обозначения с расшифровкой

В процессе заполнения документа специалисты сталкиваются с определенными символами . В ведомости используются определенные буквы или цифры, указанные на титульной странице формы.
Вот несколько самых распространенных вариантов знаков:

«Я» — дневные отработанные часы;
«В» — выходные и праздничные дни, в течение которых сотрудник не исполнял должностные обязанности;
«НН» — факт отсутствия на рабочем месте по причинным соображениям, которые не были выяснены;
«Н» — ночные часы;
«РВ» — рабочее время, отнесенное к выходным и праздничным дням;
«С» — сверхурочные часы, в течение которых сотрудник исполнял должностные обязанности;
«К» — дни, когда работник был отправлен в командировку ;
«Б» — временной отрезок, в течение которого сотрудник был временно нетрудоспособным;
«У» — отпуск, который был взят на время прохождения специального обучения ;
«ОТ» — ежегодные основные дни отпуска, который оплачивается начальством;
«ОЗ» — если отпуск не оплачивается, т. е. фактически был взят сотрудником за его собственный счет.

Таким образом, заполнение ТРВ – ответственный процесс, требующий профессионального подхода и определенных временных затрат. Немаловажную роль играет следование алгоритму его оформления.

Подробнее о заполнении табеля учета смотрите ниже на видео.