Когда нужно сдать 2 ндфл. Ошибка в паспортных данных не всегда повод для штрафа

Налоговые агенты, выплатившие в 2017 году какой-либо доход физическим лицам, должны отчитаться в ИФНС по форме 2-НДФЛ. Получателями доходов могут быть как работники отчитывающейся компании, так и лица, не состоящие с ней в трудовых отношениях. Крайняя дата представления справки — 02.04.2018.

Кроме того, до 01.03.2018 представить данный вид отчетности обязаны все предприятия и ИП, не удержавшие НДФЛ.

Организации и ИП, которые выплатили денежные средства более чем 25 физическим лицам, должны сдавать 2-НДФЛ в электронном формате.

Необходимым дополнением к форме 2-НДФЛ служит реестр сведений о доходах , в котором указана информация о составленных справках.

Сдавайте 2-НДФЛ и другую отчетность в Контур.Экстерн.
3 месяца бесплатно

Попробовать

Важные нюансы заполнения 2-НДФЛ

Форма 2-НДФЛ включает заголовок и 5 разделов.

Заголовок содержит элементы, характерные для титульного листа любой налоговой декларации. При заполнении справки 2-НДФЛ не забудьте поставить верный признак:

• «1», если справка предоставляется по доходам, НДФЛ с которых был удержан в отчетном году;
• «2», если в 2017 не удалось удержать исчисленный налог.

При необходимости внести изменения в первичный отчет формируется корректирующая справка 2-НДФЛ и в строке «номер корректировки» ставится порядковый номер корректировки — 01, 02 и т п. Если справка о доходах физического лица полностью отменяет первичный отчет, в вышеуказанном поле пишется цифра 99.

Раздел № 1 справки 2-НДФЛ содержит информацию о налоговом агенте, которую можно взять из выписки ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Данные о получивших доход лицах следует показать во втором разделе. Основная информация берется из документов, удостоверяющих личность налогоплательщика (например, из паспорта). Поле «ИНН в стране гражданства» заполняется в отношении иностранных лиц. В поле «статус налогоплательщика» нужно указать один из 6 вариантов:

• статус «1» указывается, если налогоплательщик является налоговым резидентом РФ;
• статус «2» предназначен для налогоплательщиков — нерезидентов РФ;
• статус «3» нужно поставить, если налогоплательщик — высококвалифицированный специалист не является налоговым резидентом РФ;
• статус «4» указывается в разделе 2 для участников (нерезидентов) Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих заграницей;
• статус «5» предназначен для беженцев и лиц, получивших временное убежище в России;
• статус «6» необходим для иностранцев, трудящихся по патенту.

Раздел № 3 заполняется отдельно на каждую ставку налога на доходы физлиц. Если одному работнику в течение отчетного года были выплачены доходы, облагаемые и по ставке 13%, и по ставке 35%, следует заполнить два раздела №3. Все доходы нужно отражать в рублях и копейках.

В разделе № 4 нужно отразить налоговые вычеты, предоставленные согласно ст. 218, 219, 219.1, 220 НК РФ.

Раздел 5 аналогично третьему разделу заполняется в разрезе ставок НДФЛ. Суммы начисленного налога отражаются в полных рублях.

Вознаграждение в виде оплаты труда, начисленное в последнем месяце 2017 года и выплаченное в первом месяце 2018 года, также отражается в справке за отчетный год. НДФЛ с таких доходов показывается в справке 2-НДФЛ по аналогичному принципу (письмо ФНС РФ от 02.03.2015 № БС-4-11/3283).

Чтобы не пропустить сроки годовой отчетности, добавьте в закладки календарь бухгалтера .

Образец заполнения 2-НДФЛ на практическом примере

ООО «Рассвет» готовит справку 2-НДФЛ за 2017 год на заместителя директора Цветкова Николая Петровича. Работник — налоговый резидент РФ. Оклад Цветкова согласно штатному расписанию составляет 50 000 рублей в месяц.

У работника есть один ребенок шести лет, поэтому налогооблагаемый доход Цветкова ежемесячно уменьшался на 1400 рублей, т.е. на сумму стандартного вычета. Однако вычет предоставлялся сотруднику не весь год, а только с января по июль включительно, так как в августе совокупный доход превысил возможный лимит 350 000 рублей (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

У Цветкова Н.П. в собственности недавно приобретенная комната в общежитии, поэтому он имеет право на имущественный вычет. Это право подтверждает уведомление из налоговой службы.

Бухгалтер сформировал справку 2-НДФЛ на Цветкова Николая Петровича по итогам 2017 года — скачать бесплатно образец заполнения справки 2-НДФЛ .

Заходите и регистрируйтесь с сертификатом ЭП
(любого УЦ РФ) в Контур.Экстерне
и пользуйтесь сервисом 3 месяца бесплатно

Попробовать

Как заполнить, проверить, отправить отчет 2-НДФЛ в сервисе Контур.Экстерн

Срок сдачи 2-НДФЛ за 2018 год зависит от вида дохода, по которому фирма или ИП исполняют обязанности налогового агента. Также влияние могут оказывать процессы ликвидации и реорганизации. Рассмотрим сроки сдачи 2 НДФЛ в 2018 году.

Сведения о доходах физлиц обязаны подавать в налоговые органы все компании и ИП - налоговые агенты. Справка подтверждает доходы конкретного человека за определенный налоговый период (за год), а также сумму НДФЛ, удержанную агентом из этих доходов. Впоследствии инспекторы проверят по справке, правильно ли налоговый агент посчитал НДФЛ и применил причитающиеся физлицу налоговые вычеты.

Для отражения таких сведений предусмотрена форма 2-НДФЛ. Обратите внимание: с 01.01.2019 года действует новый бланк. Отчитывайтесь по нему за 2018 и следующие годы.

Программа БухСофт автоматически формирует справки 2-НДФЛ по новой форме и тестирует их всеми проверочными программами ФНС. Попробуйте бесплатно.

Составить или протестировать 2-НДФЛ

Старая форма еще действительна в 2018 году. Такие справки можно выдавать сотрудникам на руки до 31 декабря 2018г.

Напомним: налоговым агентам также необходимо каждый квартал сдавать расчет 6-НДФЛ. Впоследствии инспекторы по своей методике сверят годовые 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. ФНС обновила расчет с 26.03.2018 года.

Законодательство предусматривает общий и особый порядок, в котором отчитываются по доходам физических лиц.

Срок сдачи 2 НДФЛ в 2018 году в общем порядке

Общий порядок применяют по выплаченным в течение налогового периода доходам в виде заработной платы; подарков и призов стоимостью более 4000 рублей; вознаграждений по договорам ГПХ; и других подобных выплат физлицам.

Срок сдачи 2 НДФЛ за 2018 год в этом случае - до 1 апреля (включительно) года, следующего за годом, в котором физлицо получило доход.

Но есть исключения. Это случаи ликвидации и реорганизации компании до момента, когда кончился налоговый период, например, в середине года. В таком случае налоговый агент должен составить и сдать в налоговую справку за период с начала года до дня реорганизации или ликвидации. Срок сдачи 2 НДФЛ в 2018 году - момент окончания ликвидации или реорганизации.

При непредставлении реорганизованным юрлицом справки, сделать это должен его правопреемник. Отчитаться нужно в ИФНС по месту учета как налогоплательщик.

Особый порядок отчетности по доходам физлиц

Данный порядок применяют фирмы и ИП, которые по статье 226.1 НК РФ:

• платят физлицам доходы по ценным бумагам эмитентов РФ, например, дивиденды по акциям;
• выполняют операции с ценными бумагами и производными финансовыми инструментами.

Они обязаны сдать в ИФНС не справки 2-НДФЛ, а отразить доходы физлица в отчетности по налогу на прибыль. Срок сдачи расчета по налогу на прибыль - не позднее 28 числа следующего за налоговым или отчетным периодом.

При невозможности удержать НДФЛ с указанных выше доходов у налогового агента сохраняется обязанность представить 2-НДФЛ с признаком 2 (4). Крайний срок сдачи – не позднее 1 марта года, следующего за годом получения дохода (п. 14 ст. 226.1 НК).

Ответственность по нарушениям срока сдачи 2-НДФЛ за 2018 год

Нарушение срока сдачи 2 НДФЛ в 2018 году предусматривает для компаний и ИП штраф на сумму 200 рублей за каждый непредставленный или не вовремя представленный документ.

КоАП РФ также предусматривает штрафные санкции за нарушение срока сдачи 2 НДФЛ за 2018 год . Граждан оштрафуют на сумму от 100 до 300 рублей, а должностных лиц компаний, в частности, директора – в размере от 300 до 500 рублей

Кроме того, есть ответственность и за ошибочно указанные в 2-НДФЛ сведения. За недостоверные данные фирму или ИП могут оштрафовать на сумму 500 рублей по каждому документу с ошибками.

К недостоверным относятся:

• данные, затрудняющие инспекторам контроль, например, идентификация физлица;
• ставшие причиной недоплаты НДФЛ в бюджет;
• по которым физлицу отказали в налоговых льготах или вычетах НДФЛ.

Отметим: ошибочные паспортные данные с верно указанным ИНН освобождают налогового агента от штрафа.

С налогового агента также не взыщут штраф, если он сам нашел ошибку и подал уточненную 2-НДФЛ до обнаружения ошибки инспекторами. Если же налоговики нашли ошибку раньше, то оштрафуют даже при досрочной сдаче 2-НДФЛ.

С 2019 года поменялась форма справки, и у многих возник вопрос, изменились ли сроки сдачи 2-НДФЛ за 2018 год. Давайте разберемся, когда сдавать формы по признаку 1 и по признаку 2. И какие сроки сдачи у справок с новыми признаками 3 и 4.

Срок сдачи 2-НДФЛ за 2018 год зависит от причины подачи: доходы сотрудников или неудержанный налог.

Хотелось бы обратить внимание всех бухгалтеров: с 2019 года налоговики принимают справки только по новой форме. Для справки 2-НДФЛ за 2018 год актуальна форма, утвержденная Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

2-НДФЛ 2019 состоит из двух частей:

1. Непосредственно сама справка «Справка о доходах и суммах налога физического лица», состоящая из трех разделов;
2. Приложение к справке «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода».

Подробнее ознакомиться с инструкцией по заполнению 2-НДФЛ в новой форме можно в статье>>>

Здесь же мы разберем подробно, когда сдавать 2-НДФЛ за 2018 год и поговорим об ответственности за нарушение сроков подачи.

2-НДФЛ за 2018 год: срок сдачи зависит от признака

У справки 2-НДФЛ в 2019 году теперь 4 признака, а не два, как было ранее:

• признак «1» – это обычная «классическая» справка 2-НДФЛ, в которой фиксируется, какие доходы выплатили физлицу, сколько налога с них начислено, удержано и уплачено (п. 2 ст. 230 НК РФ);
• признак «2» – означает неудержанный налог. К примеру, компания или ИП выплатила физическому лицу доход, но не смогли удержать с него подоходный налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Признак 3 – если НДФЛ удержан и отчитывается правопреемник налогового агента;

Признак 4 – если подоходный удержать нельзя, а справку подает правопреемник налогового агента

Справка 2-НДФЛ с признаком 1: срок сдачи за 2018 год

Код «1» используется при составлении обычной справки. В ней перечисляются все сотрудники компании и их доходы за отчетный период. Такой вид персонифицированного отчета сдается в ИФНС обязательно.

2-НДФЛ сроки сдачи в 2019 году с признаком «1» не изменились, справки по-прежнему нужно предоставить до 1-го апреля после отчетного года.

Важно: 2-НДФЛ с признаком «1» необходимо сдать до 01.04.2019.

Новая форма 2-НДФЛ с признаком 2: срок сдачи в 2018 году

Бывают различные случаи, когда компания не смогла вовремя удержать подоходный налог с сотрудника, либо не смогла этого сделать в силу других обстоятельств. Именно для этого разработан другой вид справки под кодом «2». Он сдается на месяц раньше, то есть не позднее 1 марта.

Важно: согласно п. 5 ст. 226 НК РФ в 2019 году формы 2-НДФЛ с кодом «2» должны быть представлены в ИФНС до 01.03.2019.

Ситуации, когда компания не успевает удержать НДФЛ, различны. В таблице мы решили перечислить основные примеры, по которым может быть не удержан налог.

Важно: Что делать, если налоговый агент не удержал налог по ошибке в 2018 году? Например, у одного из сотрудников не начислили НДФЛ с суммы материальной помощи сверх 4 тыс. руб. в год. Ошибка относится к августу 2018 года, но выявили ее в январе 2019 года. В таком случае подавать справку с признаком 2 не нужно. Просто удержите необходимую сумму из доходов работника в этом году и рассчитайте пени к уплате за просрочку.

Следует помнить, что, известив налоговую о неудержанных суммах НДФЛ, нужно будет повторно предоставить сведения о выплаченных доходах. То есть повторить круг. Сначала отчитаться за справки с признаком «2», а потом с признаком «1».

2-НДФЛ с признаками 3 и 4: когда сдавать

Что касается сроков сдачи 2-НДФЛ с новыми признаками, то они аналогичны датам для справок с признаками "1" и "2". Справку с новым признаком "3" правоприемники должны сдать до 1 апреля 2019 года. А срок сдачи новой формы с признаком "4" – до 1 марта 2019 года.

Как сдать 2-НДФЛ в 2019 году

Справку 2-НДФЛ за 2018 год нужно сдать в налоговую. Причем, организации и индивидуальные предприниматели представляют справки только в случае выплаты доходов наемным работникам и другим физлицам.

Если число справок превышает 25 штук, тогда справки нужно сдать в электронном виде. При меньшем количестве подать справки можно в бумажном виде - принести лично или отправить по почте.

Не забывайте также, при подаче персонифицированных отчетов в бумажном виде, необходимо составить Реестр сведений о доходах. Это сводный документ, в котором перечислено количество подаваемых справок и входная информация о работодателе. Ниже указывают дату передачи 2-НДФЛ в ИФНС. Этот документ заполняют в двух экземплярах. Один остается у вас на руках, один прикрепляют к справкам.

Актуальную форму реестра можете найти в приказе ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@.

Важно: если подаете данные в электронном виде, реестр формируется автоматически. Дополнительно его создавать не нужно.

Ответственность за нарушение сроков сдачи 2-НДФЛ

В случае нарушения срока подачи справки, налогового агента оштрафуют на 200 руб. за каждую справку. Эта мера предусмотрена ст. 15.6 КоАП РФ.

В случае предоставления недостоверных данных о доходах работников, штраф составит 500 руб. Такое положение регламентирует ст. 126.1 НК РФ. Он также, как и предыдущий зависит от количества поданных 2-НДФЛ. Причем, оштрафовать могут за неправильный ИНН.

Бухгалтера готовят 2 НДФЛ для своих сотрудников и для ИФНС. Отчетность по НДФЛ для налоговых агентов предусматривает две формы: 6 НДФЛ и 2 НДФЛ. И если первая сдается одним документом по всем физическим лицам, то вторая заполняется на каждого работника или иного лица, получавшего доходы от организации отдельно. Рассмотрим, в какие сроки сдается 2 НДФЛ налоговыми агентами.

Представлять документы обязаны все юридические лица и ИП, выплачивающие доходы физическим лицам. В отчетность включаются не только трудоустроенные сотрудники, но и работники по договорам ГПХ и остальные физические лица, которым компания выплачивала вознаграждения, за исключением:

• контрагентов по договорам купли-продажи;
• акционерам (при получении дивидендов).

Справка отражает информацию обо всех выплаченных доходах по определенному человеку, а также показывает сумму исчисленного налога.

Она бывает двух видов:

• С признаком 1 – заполняется по всем физическим лицам, с которых полностью удержан налог;
• с признаком 2 – заполняется, если с человека невозможно удержать НДФЛ.

Форма 2 НДФЛ имеет утвержденный бланк, она заполняется за каждый календарный год. Если фирма прекращает свою деятельность или происходит реорганизация до окончания налогового периода, отчетность сдается с начала текущего года до момента ликвидации или реорганизации.

Когда сдавать форму 2 НДФЛ

Сроком сдачи 2 НДФЛ с признаком 1 является 1 апреля года, следующего за отчетным периодом. Предоставление документа с признаком 2 – не позднее 1 марта. Если крайняя дата, например 1 апреля, выпадает на субботу или воскресенье, срок сдачи 2 НДФЛ переносится на ближайший рабочий день.

Есть два варианта подачи формы 2 НДФЛ:

• На бумажном носителе – только для юридических лиц и ИП, чья численность работников не превышает 25 человек;

• электронная форма – для всех остальных.

Сдача отчета в налоговую инспекцию в электронной версии происходит через оператора, предоставляющего такие услуги. Использовать накопители или электронную почту нельзя.

Бумажные бланки можно сдать двумя способами:

• Лично принести в инспекцию;
• отправить почтой, письмом с уведомлением и описью.

Отчетность сдают в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Если у организации имеется обособленное подразделение, самостоятельно производящее выплаты физ. лицам, по сотрудникам справки сдаются по месту нахождения филиала.

ИП предоставляет отчетность в зависимости от режима налогообложения. Если это УСН или ОСНО, то декларации подаются по месту прописки. Предприниматели на патенте или ЕНВД обязаны сдать отчетность по месту ведения деятельности.

Что грозит за не представление

Не сдача 2 НДФЛ влечет за собой наложение штрафа на предприятие – 200 рублей. Штраф накладывается за каждый не сданный документ, если компания не представила справки по 100 работникам – штраф за нарушение составит 20 000 рублей.

Ответственность в соответствии с законодательством РФ за пропущенный срок сдачи справки 2 НДФЛ предусмотрена и для физических лиц:

• Для ответственных лиц – 100-300 руб.;
• для руководителей – 300-500 руб.

Налоговый инспектор, при наличии расхождений или неточностей в документе, может оштрафовать организацию за предоставление недостоверных сведений – 500 рублей за каждое нарушение. Компания избежит санкций, если бухгалтер самостоятельно найдет ошибку и исправит ее, подав корректирующий документ до того, как неточность обнаружит инспектор.

Досрочная сдача отчетности не спасет от претензий налоговиков. Например, срок сдачи 2 НДФЛ в организации пришелся на январь, в феврале инспекция обнаружила ошибки и проинформировала об этом организацию. Несмотря на то, что срок подачи документа не позднее 1 апреля и фирма успевает внести изменения в отчетность к этому времени, ее все равно оштрафуют.

Сдача отчетности по НДФЛ обязательна для всех предприятий и ИП, производящих выплаты физ. лицам. Общий срок предоставления данных – 1 апреля следующего года. Иногда возникают ситуации, что с работника нельзя полностью удержать налог, в этом случае подавать справку нужно не позднее 1 марта.

Отчетность сдается по электронным каналам связи, но маленькие предприятия могут представить документы в бумажном виде. Нарушение сроков подачи отчетности влечет за собой наложение штрафных санкций на юридических и физических лиц.

По завершении финансового года многие бухгалтеры задаются вопросом о сроках представления отчетности и сведений персонифицированного учета, предполагая вероятность каких-либо перемен. Узнаем, изменились ли сроки сдачи 2-НДФЛ за 2017 год.

Общий порядок оформления справки: код плательщика

Срок сдачи 2-НДФЛ напрямую зависит от проставленного в специальном поле формы признака. Он представляет собой зашифрованный код, разъясняющий контролирующим органам информацию о плательщике и налоге. Признак выражается в цифрах «1» или «2» , и от того, какую из них работодатель выставляет в поле «Признак» различаются сроки сдачи документа. Поле для указания признака налогоплательщика находится в центре формы на строке, расположенной после даты составления справки.

Признак «1» обозначает блок сведений о размере дохода физлица и суммах удержанного и перечисленного НДФЛ.

Код «2» информирует ИФНС о невозможности удержания суммы насчитанного налога.

Подобное разграничение дает возможность ИФНС установить:

• Количество сотрудников фирмы или ИП, объем полученного облагаемого дохода и величину начисленного и удержанного налога;
• Размер задолженности по НДФЛ и число должников.

Признак «1» в 2-НДФЛ: срок сдачи в 2018

Справки 2-НДФЛ с кодом «1» компании и предприниматели обязаны оформить на всех сотрудников, труд которых оплачивался. Удерживали ли налоги с их доходов в отчетном периоде или нет, значения не имеет, справки по признаку «1» составляются и предоставляются в ИФНС обязательно.

Срок сдачи 2-НДФЛ в 2018 году (ст. 230 НК РФ) не изменился, справки по-прежнему должны предоставляться до 1-го апреля наступившего за отчетным года. Но, поскольку 1-е число в 2018 году – выходной, то формы 2-НДФЛ должны быть переданы в ИФНС не позже 2 апреля.

Справки с кодом «2»: сроки сдачи 2-НДФЛ за 2018 год

Если фирма не удержала НДФЛ со штатных сотрудников фирмы, представителей несписочного состава или сторонних людей, то оно обязано поставить ИФНС об этом в известность. Общими правилами предоставления отчетности по персонифицированному учету для этих целей используются справки с кодом «2». Их сдают на месяц раньше, не позднее 1 марта. Т.е. в 2018 году формы 2-НДФЛ с кодом «2» должны быть представлены в ИФНС до 1 марта (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Ситуации, когда компания не успевает удержать НДФЛ, различны. Например, мог уволиться сотрудник, получивший от предприятия льготный заем, но не выплативший его на дату увольнения. Или же компания, проводя рекламную акцию, сделала подарок постороннему человеку. Обложить сумму подарка налогом фирма не может, поскольку этот человек не является ее сотрудником и зарплату в ней не получает.

Следует помнить, что, известив ИФНС о неудержанных сумах НДФЛ, нужно будет повторно предоставить сведения о выплаченных доходах. Т. е. придется отчитаться дважды – до 1-го марта справками с кодом «2», а затем не позднее 2-го апреля, проставив в 2-НДФЛ признак плательщика «1».

Если произошла ошибка при оформлении 2-НДФЛ

При неправильном указании кода справки важно обнаружить ошибку до того, как налоговики проверят документы и расценят их как факт передачи недостоверных сведений, что может обернуться штрафом. Избежать штрафа можно, если без промедления (до проверки налоговиками) подать новую справку под прежним номером отчета, но датированную днем внесения исправлений, в которой заполнить поле «№ корректировки», проставив 01, 02 и т.д.

Напомним, что в 2018 году 2-НДФЛ подается по новой форме, не так давно утвержденной ФНС России. Подробно о новой форме 2-НДФЛ, бланк, образец заполнения вы можете прочитать в